A transformação digital é um fenômeno que está transformando o futuro das empresas em todo o mundo, e a contabilidade não é uma simples exceção a esse movimento. Desde o aparecimento das primeiras tecnologias digitais até a chegada da revolução dos dados e da automação, os negócios estão sendo reconfigurados para se adaptar às novas demandas do mercado e às expectativas dos clientes.
Nesse contexto, a contabilidade destaca-se como um setor estratégico, crucial para o sucesso desta transição.
O papel do contador na tomada de decisão estratégica das empresas
A contabilidade, que normalmente foi vista como a área responsável somente pela organização das finanças e pelo cumprimento das obrigações fiscais, agora está se posicionando como uma protagonista no processo de transformação digital das organizações. Através da adoção de ferramentas tecnológicas, da automação dos processos e da utilização dos dados em tempo real, os contadores representam um papel crucial na modernização dos negócios, auxiliando as empresas a melhorar a eficiência operacional, reduzir os custos, aumentar a segurança dos dados e tomar decisões mais informadas e estratégicas.
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No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá explorar a importância da contabilidade na transformação digital das empresas, ressaltando como ela pode ser uma aliada nesse processo e proporcionando exemplos práticos de como essa integração tecnológica pode fazer toda a diferença. Além disso, vamos discutir os desafios que acompanham essa transformação e como os profissionais contábeis podem se preparar para liderar essa mudança.
A evolução da contabilidade com a transformação digital
A contabilidade passou por diversas evoluções ao longo dos últimos anos, e a era digital proporcionou um dos maiores avanços até o momento. No passado, os processos contábeis eram manuais, o que demandava tempo e esforço considerável por parte dos profissionais. Os registros em livros contábeis, cálculos realizados à mão e a organização de pilhas de documentos eram comuns no dia a dia dos escritórios de contabilidade.
Contudo, com o surgimento de tecnologias como computadores e softwares especializados, tudo mudou drasticamente a maneira como os contadores realizam suas funções.
A importância da consultoria contábil para pequenas e médias e empresas
Atualmente, a transformação digital vai muito além da simples informatização dos processos. Isso porque trata-se de uma mudança estrutural, que envolve a automação completa de tarefas rotineiras, a utilização da inteligência artificial para prever tendências e comportamentos, a utilização de big data para análises financeiras e a integração de sistemas em tempo real.
Os avanços tecnológicos listados acima possibilitam que os contadores se concentrem mais nas atividades estratégicas, como por exemplo, a consultoria financeira e a análise de indicadores de desempenho, deixando de lado as tarefas repetitivas que podem ser facilmente realizadas pelas máquinas.
Um dos maiores exemplos da evolução é a utilização de ERP (Enterprise Resource Planning), que possibilita a integração de várias áreas da empresa em um único sistema. Através dessas plataformas, a contabilidade não somente coleta e organiza os dados financeiros, mas também é capaz de cruzá-los com informações de produção, vendas e logística, criando uma visão global da saúde financeira e operacional do negócio.
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Contabilidade Digital
A contabilidade digital conta com a tecnologia para desburocratizar a rotina dos processos de contabilidade e aumentar a produtividade e a eficiência das tarefas. Dessa maneira, é possível entregar os melhores resultados para os clientes com uma relação de proximidade e parceria.
O modelo da contabilidade digital possibilita que o profissional contábil tenha acesso a dados mais completos de seus clientes. Entre tais programas estão destacar os sistemas de ERP integrados aos seus programas contábeis. Isso porque eles reúnem e organizam as informações de maneira precisa e sem erros. Isso proporciona melhores análises dos dados e eleva o nível do planejamento estratégico.
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Cloud computing como pilar de transformação digital na contabilidade
A cloud computing é uma tecnologia que revolucionou a maneira como armazenamos e acessamos os dados. Desde o momento em que foi anunciado que as organizações e pessoas poderiam utilizá-la, ela se tornou a inovação-pilar para a modernização de modelos de negócio.
Atualmente, aproximadamente 82% das empresas brasileiras já aderiram a utilização da nuvem, seja para ganhar escala, reduzir os custos ou mesmo aumentar a flexibilidade.
E por que ela entra como um dos pilares da transformação digital? Pela sua capacidade dos escritórios de contabilidade digital conseguirem mais autonomia para poder trabalhar.
- Acessar os dados fora do ambiente corporativo;
- Acessar ferramentas analíticas integradas;
- Garantir atualizações contínuas;
- Ter acesso a mecanismos para recuperação de desastres.
São somente algumas das possibilidades que apenas soluções em cloud disponibiliza.
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Proteção de dados para uma transformação digital contábil segura
A palavra “digital” está diretamente atrelada à virtualização das informações. Afinal, tudo aquilo que se torna digital fica concentrado em servidores virtuais e nuvens, sendo assim, é necessário que os escritórios proporcionem a proteção de dados, de maneira que as informações confidenciais não sejam prejudicadas por vazamentos, nem mesmo por ataques cibernéticos.
A adoção de medidas de proteção como criptografia de dados, firewalls e autenticação multifator são cruciais para certificar que as informações se mantenham protegidas em tempo integral. Não há como começar uma jornada de transformação se o pilar de segurança estiver em segundo plano.
Recentemente, um estudo divulgou que 40% das empresas brasileiras não têm políticas de cibersegurança. Sendo que, 15% das entrevistadas, afirmam que não obrigam os colaboradores a cumpri-las.
Como a automação de processos contábeis pode ajudar a conquistar mais clientes
Exemplos de como a transformação digital impacta a contabilidade
Automação de processos contábeis
As ferramentas como softwares de gestão contábil automatizam algumas tarefas como a geração de relatórios financeiros, a conciliação bancária, bem como o cálculo de impostos. Isso economiza tempo e reduz erros, possibilitando que os contadores possam se concentrar em análises mais detalhadas.
Veja um exemplo: A automatização dos lançamentos contábeis através de integrações bancárias facilita o controle financeiro, eliminando a necessidade do registro manual de cada transação. Um exemplo prático é a automação dos processos de contas a pagar e a receber, que pode ser feita por meio de soluções digitais que conectam diretamente o sistema contábil com as instituições financeiras.
Tomada de decisões baseada em dados
A digitalização possibilita que os contadores consigam acessar os dados financeiros em tempo real, o que é crucial para análises preditivas e tomada de decisões rápidas. Algumas plataformas como Power BI ou Tableau possibilitam que os profissionais contábeis consigam visualizar os dados de forma intuitiva, facilitando a interpretação das tendências e o monitoramento de KPIs (Key Performance Indicators).
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Integração com o governo
A implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) no Brasil é um exemplo claro de como a contabilidade se transformou em uma área digitalizada. Afinal, o SPED possibilita a entrega de informações fiscais de maneira automatizada e em tempo real para os órgãos reguladores, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias das organizações e reduzindo o risco de erros ou fraudes.
Além disso, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um outro exemplo de como o setor contábil e os processos fiscais das empresas foram transformados. Com a NF-e, as organizações são capazes de emitir notas fiscais diretamente no sistema da Receita Federal, eliminando a utilização dos papéis e acelerando ainda mais a entrega dos documentos fiscais.
Redução de custos e otimização de recursos
A transformação digital possibilita a redução dos custos com mão de obra e insumos, tendo em vista que os processos antes realizados manualmente podem ser realizados através de softwares. Por sua vez, isso acaba liberando os contadores para atividades de maior valor agregado. Um exemplo que podemos destacar é a implementação de soluções baseadas em cloud computing, como já mostramos ao longo do texto, que eliminam a necessidade da manutenção de servidores físicos para o armazenamento dos documentos contábeis e fiscais.
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O papel estratégico dos contadores na transformação digital
A transformação digital exige que os profissionais contábeis atuem como consultores estratégicos, auxiliando as empresas a navegarem pelos desafios e oportunidades trazidos pelo surgimento das novas tecnologias. No lugar de se limitarem às funções tradicionais de registro e análise financeira, os contadores agora fazem parte da linha de frente da transformação digital, orientando a alta administração a respeito de como otimizar processos, melhorar a eficiência e aumentar a competitividade no mercado.
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Conformidade e segurança
No setor digital, a conformidade com as regulamentações fiscais e a proteção de dados são mais essenciais do que nunca. Os contadores representam um papel crucial na implementação de políticas que proporcionam que a empresa esteja em conformidade com as legislações vigentes e que os dados financeiros estejam protegidos contra ataques cibernéticos.
Um exemplo de como a contabilidade auxilia nesse setor é a implementação dos sistemas de compliance fiscal que asseguram o cumprimento das obrigações tributárias e regulatórias. A contabilidade digital facilita o rastreamento de todas as transações financeiras, proporcionando auditabilidade e transparência.
Gestão de riscos
Outra função crítica que os profissionais contábeis assumem na transformação digital é a gestão de riscos. Através de ferramentas de análise preditiva, os contadores conseguem identificar potenciais áreas de risco antes que elas se tornem problemas mais graves. Eles também podem auxiliar as empresas na implementação de controles internos que protejam contra fraudes e perdas financeiras.
Consultoria estratégica
Os contadores, munidos de dados em tempo real e ferramentas analíticas, conseguem disponibilizar insights valiosos a respeito do desempenho financeiro da organização e sugerir melhorias operacionais. Eles também auxiliam a identificar tendências de mercado e avaliar os riscos associados a novas iniciativas.
Veja um exemplo: Ao adotar sistemas de ERP, o contador pode não apenas ajudar a configurar os módulos financeiros, mas também proporcionar que todos os setores da empresa estejam integrados de maneira eficiente, melhorando o fluxo de informações e a tomada de decisões.
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Os desafios da transformação digital na contabilidade
Embora os benefícios da transformação digital sejam diversos, existem desafios consideráveis que as empresas e os contadores devem enfrentar ao longo dessa jornada. A adaptação às novas tecnologias, a segurança dos dados e a capacitação dos profissionais são alguns dos principais obstáculos que devem ser superados para que a transformação digital aconteça de maneira bem-sucedida.
Capacitação dos profissionais
Os contadores devem estar atualizados com as novas ferramentas e tecnologias que aparecem constantemente no mercado. O aprendizado contínuo, bem como o desenvolvimento de novas habilidades são cruciais para garantir que os profissionais de contabilidade consigam aproveitar todo o potencial das soluções digitais.
Ferramentas de automação que toda empresa de contabilidade deveria utilizar
Adaptação às novas tecnologias
A implementação de novas tecnologias requer uma mudança brusca de mentalidade tanto por parte das empresas quanto por parte dos contadores. A resistência à mudança pode ser uma barreira, sobretudo em organizações tradicionais que ainda utilizam os métodos manuais de contabilidade. A transição para o digital exige um investimento considerável em termos de dinheiro, tempo e treinamento.
Segurança de dados
Com o aumento da digitalização, a segurança dos dados tornou-se uma preocupação crítica. As organizações precisam adotar medidas robustas de cibersegurança para proteger suas informações financeiras contra hackers e demais ameaças cibernéticas. Nesse cenário, os contadores também desempenham um papel importante na implementação de políticas de segurança de dados e no monitoramento de eventuais falhas.
Automação Contábil: Como aumentar a eficiência e melhorar o atendimento ao cliente
Ferramentas de automação que toda empresa de contabilidade deveria utilizar
Quanto mais o volume de informações a serem processadas aumenta, mais aqueles profissionais que não adotarem soluções automatizadas correm o risco de ficar para trás. Isso porque ele irá acabar enfrentando problemas como o aumento da carga de trabalho manual, erros operacionais e, consequentemente, a insatisfação dos seus clientes. Contudo, com a utilização de ferramentas de automação, é possível minimizar esses riscos, possibilitando que os contadores foquem em atividades estratégicas, como por exemplo a análise de dados e o planejamento financeiro.
Além de melhorar a eficiência operacional, a automação também aumenta a qualidade dos serviços prestados, possibilitando que as empresas de contabilidade possam entregar mais valor aos seus clientes.
Plataformas de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas
A emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) é um processo que engloba uma alta complexidade, principalmente para os escritórios de contabilidade que gerenciam as obrigações fiscais de vários clientes. Além de agilizar esse processo, as ferramentas de automação para a emissão de notas fiscais também garantem a conformidade com as normas fiscais e evitam futuras penalidades associadas a erros ou possíveis atrasos na emissão.
Algumas plataformas possibilitam a integração direta com o sistema contábil do escritório e o sistema dos clientes, o que acaba automatizando todo o processo de emissão e controle de NF-e. Além de reduzir o trabalho manual envolvido no preenchimento e envio das notas fiscais, isso também garante que todos os dados sejam enviados ao governo de maneira correta e dentro dos prazos estabelecidos.
Vale ressaltar que essas plataformas também oferecem algumas funcionalidades adicionais, como por exemplo o armazenamento de notas fiscais em nuvem e o acompanhamento em tempo real da situação fiscal de cada cliente.
Isso facilita a gestão e o acesso rápido aos documentos. Para aqueles escritórios que atendem a múltiplos clientes, a automação da emissão de notas fiscais suspende a necessidade de controlar de forma manual a situação fiscal de cada cliente, reduzindo o risco de atrasos no cumprimento das obrigações.
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Software de gestão contábil integrado
O software de gestão contábil integrado é uma das soluções mais importantes para as empresas contábeis. Afinal, esses sistemas são projetados para consolidar todas as operações contábeis em uma única plataforma, contribuindo com o controle de lançamentos, apuração de tributos, emissão de guias, folha de pagamento e demonstrações contábeis. Além disso, existem alguns softwares que são altamente customizáveis, sendo capazes de atender às necessidades específicas de cada escritório e integrando-se com outros sistemas utilizados pelos clientes.
Essas plataformas são capazes de centralizar todas as informações contábeis e financeiras, dando fim a necessidade de duplicação de trabalho e inserção manual de dados, que são fontes bastante comuns de erros. Além disso, a utilização de um software contábil integrado possibilita um controle mais eficiente das atividades do escritório, melhorando a visualização de prazos, obrigações fiscais e relatórios financeiros em tempo real.
Ferramentas de comunicação e colaboração
A demanda por eficiência e rapidez vem crescendo dia após dia nos escritórios, por isso, os mesmos precisam de meios de comunicação ágeis e eficazes para se manterem em contato com seus clientes e equipes internas.
Atualmente, o mercado já possui algumas ferramentas de comunicação que têm ganhado popularidade entre os contadores e empresas de contabilidade. Isso, graças a capacidade de facilitar a troca de informações em tempo real, bem como o envio e recebimento de documentos importantes.
Essas ferramentas possibilitam que os colaboradores passem a criar canais de comunicação específicos para cada cliente ou projeto. Isso irá facilitar a organização do fluxo de trabalho e melhorar a resolução de dúvidas e/ou pendências. Vale ressaltar que muitas plataformas de gestão contábil já possuem funcionalidades de colaboração integradas, possibilitando que o contador e o cliente possam visualizar relatórios, documentos fiscais e outras informações relevantes diretamente no sistema, sem a necessidade de trocas extensas de e-mails ou arquivos.
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Automação de processos fiscais e tributários
A gestão de tributos é considerada uma das tarefas mais críticas e complexas em um escritório contábil. Para os contadores que gerenciam vários clientes, a automação dos processos fiscais e tributários pode representar uma enorme diferença na eficiência e precisão do trabalho. Alguns softwares especializados auxiliam a calcular e recolher os tributos de maneira automática, além de gerar guias e obrigações acessórias, proporcionando que todas as declarações sejam entregues dentro dos prazos estabelecidos.
As soluções evitam erros de cálculo e inconsistências que acabam gerando multas e penalidades para os clientes. Além disso, essas plataformas possibilitam o acompanhamento em tempo real das mudanças na legislação tributária, facilitando o rápido ajuste dos cálculos fiscais, conforme as novas regras. Com isso, o profissional contábil pode focar nas atividades consideradas mais estratégicas, como por exemplo, a análise de dados financeiros e o planejamento tributário para otimização fiscal.
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Automação de relatórios gerenciais
Por fim, com o aumento da procura por relatórios gerenciais cada vez mais detalhados, as ferramentas de automação para criação e análise de relatórios estão se tornando indispensáveis para os contadores
No mercado já existem ferramentas que possibilitam que os escritórios contábeis ofereçam insights valiosos para seus clientes, através da visualização de dados financeiros de forma clara e acessível.
Esses relatórios gerenciais, que incluem análises de fluxo de caixa, margens de lucro e tendências financeiras, auxiliam os clientes a tomar decisões mais embasadas.
Com a utilização dessas ferramentas, os contadores são capazes de gerar relatórios personalizados automaticamente, integrando os dados contábeis e financeiros dos clientes com outras fontes de informação. Além disso, também ressaltamos que esses relatórios podem ser atualizados em tempo real, o que possibilita que o cliente tenha uma visão atualizada da sua saúde financeira a hora que ele quiser.
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Conclusão
A contabilidade representa um papel crucial na transformação digital das empresas, facilitando o processo de automação de processos, a análise de dados e a conformidade regulatória. Quanto mais as empresas dão o próximo passo nesse caminho, os profissionais assumem novas funções estratégicas, bem como ajudam a orientar a implementação de tecnologias que podem aumentar a eficiência e a competitividade do negócio.
Contudo, para que a transformação digital seja bem-sucedida, as empresas devem superar os desafios como a resistência à mudança, a capacitação dos profissionais e a garantia da segurança dos dados. Por meio da preparação e da abordagem correta, a contabilidade pode ser a chave crucial para uma transformação digital bem-sucedida, trazendo inúmeros benefícios para as empresas.
