A importância do Certificado Digital na declaração do Imposto de Renda

Certificado Digital: Com a transformação digital a todo vapor e o aumento das exigências fiscais cada vez maiores, a utilização de ferramentas capazes de garantir a segurança e praticidade vem se tornando cada vez mais essencial, sobretudo no setor contábil.

A importância da Certificação Digital na contabilidade moderna

Por isso, o certificado digital está ganhando uma relevância considerável na atuação de contadores e empresas ao lidar com a Declaração do Imposto de Renda e demais processos fiscais. Mais do que uma simples tendência, a adoção de certificados digitais se tornou uma obrigação para diversas operações fiscais, auxiliando diretamente para a segurança dos dados, redução de fraudes, bem como otimização do trabalho diário dos contadores.

A cada ano que passa, as normas da Receita Federal vem exigindo mais atenção e cuidado na transmissão de declarações e demais documentos fiscais. Para os profissionais contábeis, a utilização de ferramentas adequadas é um diferencial para proporcionar a conformidade com a legislação e agilizar todo trabalho, sobretudo em períodos de pico, como por exemplo, na declaração de Imposto de Renda. 

Além de cumprir os requisitos de segurança, a utilização do certificado digital também facilita aqueles processos considerados mais complexos, tornando-se uma ferramenta crucial para os profissionais da contabilidade.

Especificamente, no âmbito do Imposto de Renda, o certificado digital possui um papel central, tendo em vista que é utilizado em várias etapas do processo, indo desde a preparação até a entrega da declaração final. Vale ressaltar que é extremamente importante que os contadores passem a compreender em profundidade como funciona essa ferramenta e os benefícios que ela proporciona, não somente para eles, mas também para seus clientes.

No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá explorar o conceito do certificado digital, as suas aplicações práticas no cenário que engloba a declaração do Imposto de Renda, os benefícios que ele oferece e exemplos de como ele pode facilitar e auxiliar o trabalho de contadores e empresas. Vamos lá!? Boa leitura.

Assinatura Digital e Certificação: Garantindo a segurança nos documentos contábeis

Entenda o que é um Certificado Digital

O certificado digital nada mais é do que uma espécie de identidade eletrônica que possibilita a autenticação de documentos e a realização de transações online de maneira segura. Ele proporciona a autenticidade das informações e a identidade daqueles que estão realizando as operações, excluindo a necessidade de processos físicos como assinatura manual ou reconhecimento de firma. Aqui no Brasil, os certificados digitais são emitidos por Autoridades Certificadoras (AC), como a Qualitycert, que garantem a validade e a segurança das transações realizadas com o uso desse certificado.

Você sabia que existem diferentes tipos de certificados digitais? Sendo os mais comuns deles o e-CPF (Certificado de Pessoa Física) e o e-CNPJ (Certificado de Pessoa Jurídica). 

O e-CPF é utilizado por pessoas físicas para  declaração do imposto de renda, a assinatura de documentos eletrônicos e participação em transações digitais. Enquanto isso, o e-CNPJ é utilizado por empresas para o cumprimento de suas obrigações fiscais e legais, como o envio de documentos fiscais eletrônicos, declarações trabalhistas e tributárias, além de participar de licitações eletrônicas.

Certificado Digital: O papel na Gestão de SST

O certificado digital é uma tecnologia baseada na criptografia assimétrica, que utiliza um par de chaves, sendo uma pública e outra privada. A chave privada fica mantida em sigilo pelo proprietário, enquanto a chave pública pode ser compartilhada com outros. Esse sistema proporciona que somente o detentor da chave privada possa realizar assinaturas eletrônicas válidas, disponibilizando, assim, a segurança necessária para a transmissão de informações sensíveis.

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Certificado Digital no Imposto: Para que serve?

A declaração de Imposto de Renda com a utilização do certificado digital é uma maneira de simplificar o processo considerado burocrático. Por isso, quem conta com a certificação pode acessar funções online disponibilizadas pela própria Receita Federal, como por exemplo, a “Declaração Pré-Preenchida”. O mesmo vale para aqueles que têm cadastro no Gov.br, que é o sistema unificado dos sites do governo.

Dessa maneira, é possível realizar todo o trâmite da declaração de IR com garantia de segurança e autenticidade das informações, sem a necessidade de documentos impressos. Além disso, tenha em mente que também não será necessário baixar o programa do Imposto de Renda, tendo em vista que o processo com certificado digital é realizado pelo Portal do e-CAC, de modo que suas informações serão preenchidas com bem mais agilidade.

A importância do Certificado Digital para contadores

Vantagem de entregar a declaração com o Certificado Digital

A certificação digital proporciona vantagens não apenas para as pessoas jurídicas, mas também para as pessoas físicas. O certificado aplicado à declaração do Imposto de Renda é uma forma de integrar os dados no sistema, tendo a segurança que os códigos numéricos oferecem.

Sendo assim, podemos ressaltar que a vantagem mais nítida de se declarar o Imposto de Renda com certificado digital é a praticidade. Afinal, com o preenchimento automático, as informações vinculadas ao CPF do usuário são transmitidas para o portal. Os dados incluem deduções, rendimentos, dívidas e bens.

Aliado a isso, temos a correção de informações incorretas, que se torna simplificada, uma vez que o contribuinte não vai precisar esperar o período de retificação para tal. 

Por fim, também destacamos que a validação jurídica é outra vantagem da certificação na declaração de Imposto de Renda. Aliás, o certificado também poderá servir para outros fins, como assinatura digital válida e emissão de Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo.

O Certificado Digital otimiza o envio das obrigações acessórias

Abaixo, confira outras vantagens de utilizar o certificado digital para realizar a declaração do Imposto de Renda.

• Agilidade no processo:  A importação automática de informações economiza tempo precioso que seria gasto no preenchimento manual de dados.
• Minimização de erros: Através da declaração pré-preenchida, o risco de erros é consideravelmente reduzido.
• Prioridade na restituição: Usuários da declaração pré-preenchida tendem a contar com uma prioridade na fila de restituição do IR.
• Acesso a outros serviços: O certificado digital possibilita o acesso a vários serviços online da Receita Federal, além de validar documentos relevantes no dia a dia do contribuinte.

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Como declarar o seu Imposto de Renda utilizando o Certificado Digital

Antes de mais nada, como já ressaltamos ao longo do conteúdo, os certificados utilizados para a declaração do Imposto de Renda são: e-CPF e e-CNPJ, para pessoas físicas e jurídicas, respectivamente.

A seguir, confira o passo a passo para usar o certificado digital em sua declaração.

• Faça o login: Para acessar o Portal e-CAC, é preciso realizar o login com seu certificado digital instalado em seu dispositivo ou conectado via token.

• Insira as informações: Após realizar o login, você terá que clicar na opção “Declarações de Demonstrativos” e, em seguida, “Meu Imposto de Renda”. Feito isso, no campo escrito “Declaração”, você deverá clicar em “Preencher Declaração Online” e selecionar o ano.

• Confira os dados: Para finalizar, realize uma revisão dos dados antes de fazer o envio. Caso note que as informações estão incorretas, faça as alterações necessárias.

Certificado Digital e e-Social: Simplificando a folha de pagamento

Como saber se eu preciso usar o certificado digital para declarar o meu imposto de renda

Aqui no Brasil, a utilização do certificado digital para realizar a declaração do Imposto de Renda não é obrigatória para todos os contribuintes. Contudo, existem algumas situações em que a utilização da ferramenta é necessário ou recomendado. 

Normalmente, as pessoas que precisam utilizar o certificado digital para realizar a declaração do Imposto de Renda são aquelas que se enquadram em uma das seguintes condições:

• Empresas e Empresários Individuais: Empresas e empresários individuais que devem apresentar a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIRPJ) ou Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) podem ser obrigadas a utilizar o certificado digital para o cumprimento de suas obrigações fiscais.

• Empregadores e responsáveis pela folha de pagamento: Os empregadores e responsáveis pela folha de pagamento que devem enviar informações trabalhistas e previdenciárias para o governo, como o eSocial e a DIRF, podem acabar precisando do certificado digital para poder acessar esses sistemas e cumprir com suas obrigações fiscais.

• Profissionais Liberais e Autônomos: Os profissionais liberais e autônomos que precisam emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) ou contar com sistemas eletrônicos para o registro de suas atividades podem acabar precisando do certificado digital para acessar esses sistemas e cumprir suas obrigações fiscais.

• Representantes de Pessoas Jurídicas: Contadores, advogados e demais representantes de pessoas jurídicas que são responsáveis por prestar informações e fazer os procedimentos fiscais em nome de seus clientes ou empregadores podem precisar do certificado digital para acessar sistemas e realizar as transações em nome de terceiros.

Como saber qual Certificado Digital é o mais adequado

Vamos lá, essa escolha não segue um padrão que pode ser aplicado a todos, tendo em vista que cada certificado digital possui suas características e finalidades e, por isso, é destinado para determinadas funções.

Aquilo que determina qual é o certificado digital mais adequado é a necessidade do interessado. Em resumo, qual finalidade ele precisa atender. No caso do preenchimento da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física, é o e-CPF.

Lembre-se que o e-CPF é destinado para a utilização de pessoas físicas. O documento disponibiliza validade jurídica para as operações realizadas de forma eletrônica, seja na área legal, fiscal ou financeira, o que identifica uma pessoa no mundo virtual de maneira inegável e totalmente segura.

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Entre as vantagens de quem possui um e-CPF em relação à entrega do IR, podemos destacar:

• Acompanhamento do processamento da declaração;
• Correção da declaração on-line;
• Eliminação de divergências das informações prestadas e declaradas com as fontes pagadoras;
• Obtenção da declaração do ano anterior de forma rápida, segura e fácil;
• Verificação das fontes pagadoras, o que evita a omissão de informações.

É obrigatório utilizar o Certificado Digital?

Mesmo que o certificado digital disponibilize diversas vantagens, sua utilização não é obrigatória para todos.

De acordo com a Instrução Normativa RFB Nº 2178, do dia 5 de março de 2024, somente os contribuintes com rendimentos ou pagamentos acima de R$ 5.000.000,00 no ano calendário de 2023 foram obrigados a contar com a tecnologia.

Exemplos práticos da utilização do Certificado Digital na declaração do Imposto de Renda

Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física

Carlos, um profissional contábil autônomo, atende clientes de alta renda que contam com investimentos financeiros diversificados e bens no exterior. Para proporcionar que as informações possam ser enviadas de maneira segura e sem erros, Diego utiliza o certificado digital de seus clientes para assinar e transmitir as declarações de Imposto de Renda. Isso acaba com a necessidade de envio de documentos físicos e facilita o acompanhamento das declarações por meio dos sistemas da Receita Federal.

Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica

A empresa Figueirópolis Ltda. deve declarar o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e, como seu faturamento anual excede o limite estabelecido pela Receita Federal, a utilização do certificado digital é obrigatório. Sendo assim, o contador responsável irá utilizar o e-CNPJ da empresa para enviar a declaração, agilizando todo o processo e proporcionando que todas as informações estejam corretas e seguras. Sem o certificado digital, esse processo se tornaria muito mais burocrático e estaria sujeito a erros manuais.

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Acesso a declaração pré-preenchida

Para fazer a declaração é necessário que os contribuintes reúnam vários documentos que constam os gastos com:

• Aplicações Financeiras;
• Educação;
• Previdência Privada;
• Saúde;
• etc.

Sendo assim, é comum atrasos e até mesmo divergências nos valores informados ao Fisco, o que acaba sendo uma das principais causas que levam as pessoas para a malha fina.

Utilizando o Certificado Digital, o contribuinte terá acesso a uma declaração pré-preenchida, contendo todos os dados que já estão armazenados. Sendo assim, o usuário precisará somente verificar as informações e realizar as alterações necessárias, evitando erros que possam fazer com que o declarante seja pego pela Receita Federal.

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Facilidade nas retificações

O Certificado Digital também viabiliza ao seu possuidor a execução simplificada de consultas e eventuais retificações no documento que é  encaminhado à Receita Federal.

Com isso, através do e-CAC (Centro Virtual de Atendimento) da Receita, o contribuinte poderá consultar o status da sua declaração, verificar seus dados, checar fontes pagadoras e até mesmo complementar a declaração de maneira simples, o que garante um maior rigor no cumprimento da obrigação, eliminando quaisquer restrições e sanções junto ao Fisco.

Obter as declarações dos anos anteriores

Através do Certificado Digital, o contribuinte também poderá acessar as declarações enviadas nos últimos anos. De uma forma direta, essa possibilidade proporciona ainda mais transparência e rigor ao processo, além de estabelecer mais segurança ao contribuinte, que passa a poder cruzar os dados e reduzir a probabilidade de errar no momento do preenchimento e, consequentemente, de cair na temida “malha fina”.

Fazendo a declaração do IR no aplicativo “Meu Imposto de Renda”

Aqui, será necessário baixar a declaração Pré-preenchida pelo Portal e-CAC e seguir os seguintes passos:

• Realize o login no portal e-CAC e clique em “Declarações e Demonstrativos”;
• Após isso, vá em “Meu Imposto de Renda (Extrato da DIRPF)” e no menu seguinte clique em “Baixar Declaração Pré-preenchida”;
• Na tela seguinte, clique na opção “Recuperar” e no canto superior direito, você passará a ter acesso ao botão para baixar o arquivo;
• No programa da Receita, você verá a opção “Importar Declaração Pré-preenchida” no menu principal. Após isso, crie uma palavra-chave, uma pergunta secreta, sua resposta e selecione a sua “Declaração Pré-preenchida” para importá-la.

Fique atento! Afinal, o sininho de notificações localizado na parte superior esquerda da tela irá indicar as alterações, revisões e correções necessárias. Sendo assim, você pode enviar sua “Declaração Pré-Preenchida” de uma forma bem rápida, prática e segura.

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Certificado Digital e sua utilização na contabilidade

Os certificados digitais são versões eletrônicas do CNPJ e do CPF, com validade jurídica. Na prática, eles são como arquivos digitais que o usuário instala no computador e, assim, pode utilizar para poder comprovar sua identidade. A própria existência do certificado funciona como uma assinatura em um documento impresso. 

Assim como as assinaturas precisam ser reconhecidas em cartório, vale ressaltar que os certificados digitais precisam ser emitidos por empresas certificadas pela Receita Federal. Além disso, é indispensável que você comprove sua identidade para emitir o certificado digital. Após isso, você deve protegê-lo muito bem, para evitar a utilização indevida. 

Com o certificado digital é possível:

• Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;
• Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;
• Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
• Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita;
• Enviar informações da empresa pelo sistema eSocial e SPED;
• Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo; 
• Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal;
• Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
• Realizar transações bancárias online com segurança;

A lista acima representa apenas algumas das funções do certificado digital na contabilidade, o que acaba incluindo várias obrigações que as empresas devem cumprir anualmente. 

Ressaltamos que por mais que você já tenha o seu certificado digital e saiba de todas essas informações, é necessário repassar as mesmas para seus clientes. Afinal, vários empresários não possuem seu e-CNPJ e desconhecem a utilidade dessa ferramenta. 

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Benefícios da Certificação Digital para os contadores

A certificação digital disponibiliza uma série de vantagens para os contadores e suas organizações, desde a otimização de processos até o aumento da segurança e confiabilidade dos serviços prestados. Vamos ver os principais benefícios:

• Segurança e Confiabilidade: A segurança das informações é uma preocupação constante no ambiente digital, sobretudo quando se trata dos dados financeiros e fiscais. 

• Aumento da Competitividade: A utilização da certificação digital não é somente uma exigência legal, mas também se tornou um diferencial competitivo no mercado de contabilidade. Isso porque os escritórios que adotam essa tecnologia são capazes de oferecer serviços mais rápidos, seguros e eficientes, atraindo clientes que valorizam a agilidade e a segurança.

• Agilidade nos Processos: Um dos principais benefícios da certificação digital está na agilidade que ela proporciona aos processos de contabilidade. Com a utilização do certificado digital, é possível enviar declarações fiscais, como o SPED, a DCTF e a DIRF, de maneira rápida e segura, sem a precisão de impressões e entregas manuais. 

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Conclusão

O certificado digital é uma ferramenta crucial para os contadores e empresas no atual cenário, no qual a segurança das informações e a eficiência no envio de documentos fiscais estão sendo cada vez mais exigidas. Na declaração do Imposto de Renda, ele vem se tornando ainda mais relevante, uma vez que garante a autenticidade dos dados e é capaz de otimizar o trabalho dos contadores, possibilitando que as declarações sejam enviadas de maneira rápida e segura.

Com a crescente adoção de soluções digitais no setor da contabilidade, é essencial que os contadores estejam preparados para utilizar o certificado digital em todas as suas atividades fiscais. Além de cumprir as exigências legais, o certificado digital também proporciona uma série de benefícios práticos, que vão desde a economia de tempo e recursos até a garantia de maior confiabilidade nas operações realizadas.

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