O Certificado Digital é uma ferramenta indispensável para o contador!
Se você é um profissional contábil é bem provável que em algum momento da sua vida, você já tenha ouvido falar sobre o certificado digital e suas diferentes versões (como A1 e A3).
Precisa de um Certificado Digital? A Qualitycert está aqui para te ajudar
Porém, você realmente já conhece a utilidade e importância dessa ferramenta para a contabilidade das empresas?
Mais do que uma “simples” comodidade de assinar documentos de forma digital, o certificado digital se tornou uma necessidade dos profissionais, à medida em que a contabilidade como um todo está se tornando cada vez mais tecnológica.
Embora pareça algo complicado, o processo é bem tranquilo. Tenha em mente que emitir e utilizar um certificado digital é relativamente simples e acessível.
De uma forma resumida, podemos afirmar que o certificado digital nada mais é do que uma versão eletrônica do CNPJ da empresa ou do CPF. Ou seja, toda pessoa física ou jurídica no Brasil pode ter o seu.
O documento possui validade jurídica, desde que seja emitido por uma entidade reconhecida pela Receita Federal, como é o caso da Qualitycert.
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Certificado Digital: O que é e sua utilização na contabilidade
Como já ressaltamos, os certificados digitais são versões eletrônicas do CNPJ e do CPF, com validade jurídica. Na prática, eles são como arquivos digitais que o usuário instala no computador e, assim, pode utilizar para poder comprovar sua identidade. A própria existência do certificado funciona como uma assinatura em um documento impresso.
Assim como as assinaturas precisam ser reconhecidas em cartório, vale ressaltar que os certificados digitais precisam ser emitidos por empresas certificadas pela Receita Federal. Além disso, é indispensável que você comprove sua identidade para emitir o certificado digital. Após isso, você deve protegê-lo muito bem, para evitar a utilização indevida.
Com o certificado digital é possível:
- Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;
- Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;
- Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
- Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita;
- Enviar informações da empresa pelo sistema eSocial e SPED;
- Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
- Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal;
- Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
- Realizar transações bancárias online com segurança;
A lista acima representa apenas algumas das funções do certificado digital na contabilidade, o que acaba incluindo várias obrigações que as empresas devem cumprir anualmente.
Ressaltamos que por mais que você já tenha o seu certificado digital e saiba de todas essas informações, é necessário repassar as mesmas para seus clientes. Afinal, vários empresários não possuem seu e-CNPJ e desconhecem a utilidade dessa ferramenta.
Benefícios do Certificado Digital na Contabilidade
Caso você já tenha precisado assinar e reconhecer algum documento impresso, já tem a ciência de como isso pode ser bem complicado.
O certificado digital possibilita que a autenticidade da sua assinatura seja reconhecida através de um clique na tela do computador. Isso é crucial para o funcionamento de vários sistemas que estão revolucionando a contabilidade.
A seguir, confira alguns dos benefícios.
- Agilidade e produtividade;
- Redução de custos;
- Segurança da informação.
Como o Certificado Digital comprova a identidade de alguém?
A forma como o certificado digital comprova a identidade de uma pessoa ou de uma empresa é praticamente inviolável, sendo aceita legalmente. O sistema conta com um par de chaves criptográficas que nunca se repetem. São elas:
- Chave Privada: Ela serve para criptografar dados que atestam a identidade sobre a pessoa ou a empresa, seja para acessar um sistema ou para assinar um documento eletrônico. Só terá acesso a essa chave quem está autorizado a utilizar o certificado que a gerou;
- Chave Pública: Compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade para que seja reconhecida e aceita. Essa chave é pública e só serve para decodificar aquilo que foi criptografado utilizando a chave privada criada junto dela.
Tenha em mente que para validar uma assinatura digital, o certificado vincula a ela um arquivo eletrônico com dados a respeito da pessoa ou da empresa para atestar a quem ela pertence e que foi feita por quem pode utilizá-la legalmente.
A assinatura digital e o arquivo são protegidos por criptografia pelo certificado digital, que necessita, obrigatoriamente, ter sido emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação — ITI.
Certificado Digital Pessoa Física
O e-CPF é um documento eletrônico que atesta a identidade de pessoas físicas no mundo digital. Este Certificado Digital é utilizado para autenticar o acesso do seu titular a sistemas, assinar documentos eletrônicos com validade jurídica.
Certificado Digital Pessoa Jurídica
O e-CNPJ é um documento eletrônico que representa a pessoa jurídica em atos praticados no meio digital. Com este Certificado Digital seu portador acessa sistemas eletrônicos, possibilita a emissão das notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e) e mantém a comunicação segura com as garantias da identidade do titular, autenticidade do ato e integridade do conteúdo.
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