Certificação Digital e SST: A nova NR-01 trouxe uma abordagem moderna e integrada à gestão dos riscos ocupacionais, exigindo das organizações maior responsabilidade sobre a saúde mental, física e emocional de seus colaboradores.
Nova NR-01 e a Gestão de Riscos Psicossociais: O que sua empresa precisa saber para se adequar
Dentro dessa nova realidade, o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) tornou-se o centro de toda a estratégia de SST, e com ele, apareceu também a necessidade de uma gestão mais ágil, segura e juridicamente válida.
E é nesse cenário que a certificação digital acaba ganhando protagonismo. A digitalização dos processos de segurança e saúde do trabalho não é mais somente uma tendência, mas sim uma necessidade para as empresas que desejam manter a conformidade com a legislação, reduzir os riscos e otimizar rotinas.
Riscos Psicossociais: Exemplos e como aplicá-los
A certificação digital é a ferramenta que proporciona autenticidade, integridade e validade jurídica a todos os documentos e registros envolvidos na gestão de SST.
No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá explicar como a certificação digital contribui de forma direta com a adequação à nova NR-01, quais são suas aplicações práticas no dia a dia do PGR e por que ela precisa ser considerada um recurso estratégico dentro das empresas.
O que é o Certificado Digital
Os certificados digitais são versões eletrônicas do CNPJ e do CPF, com validade jurídica. Na prática, eles são como arquivos digitais que o usuário instala no computador e, assim, pode utilizar para poder comprovar sua identidade. A própria existência do certificado funciona como uma assinatura em um documento impresso.
Assim como as assinaturas precisam ser reconhecidas em cartório, vale ressaltar que os certificados digitais precisam ser emitidos por empresas certificadas pela Receita Federal. Além disso, é indispensável que você comprove sua identidade para emitir o certificado digital. Após isso, você deve protegê-lo muito bem, para evitar a utilização indevida.
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A infraestrutura de um certificado digital é baseada em tecnologia de criptografia, que assegura a autenticidade e a integridade dos dados que são trocados em ambiente eletrônico. E o que isso significa? Que as informações assinadas ou enviadas utilizando um certificado digital não podem ser alteradas ou forjadas, proporcionando, assim, confiabilidade e segurança.
Existem diferentes tipos de certificados digitais, sendo os mais comuns deles, o A1 e o A3:
- Certificado A1: É armazenado em software, pode ser instalado diretamente nos computadores ou servidores. Ele possui validade de um ano e é mais prático para quem precisa utilizá-lo em diferentes dispositivos.
- Certificado A3: É armazenado em um hardware (cartão ou token), possui validade de até três anos. Ele é considerado mais seguro por estar fisicamente protegido contra acessos não autorizados.
Assinatura Digital e Certificação: Garantindo a segurança jurídica nos documentos contábeis
Onde a Certificação Digital se aplica na gestão de SST
A gestão de SST engloba uma série de documentos que precisam ser criados, assinados, arquivados e muitas vezes compartilhados com diferentes departamentos ou instituições externas (como por exemplo: o eSocial, sindicatos e órgãos fiscalizadores).
Como a nova NR-01 integra os riscos psicossociais no PGR
Entre os principais documentos e processos que podem, e devem, ser assinados com certificação digital podemos destacar:
- Elaboração e atualização do PGR;
- Inventários de riscos e planos de ação;
- Laudos técnicos, relatórios médicos e pareceres de segurança;
- Registros de treinamentos e capacitações obrigatórias;
- Comunicações de afastamentos e CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
- Formulários e relatórios exigidos pelo eSocial;
Registros de inspeções internas e auditorias de SST.
Cada um desses documentos, a partir do momento em que são gerados eletronicamente com certificação digital, passa a ter validade jurídica equivalente a documentos físicos assinados à mão, com a vantagem de serem mais rápidos, rastreáveis e seguros.
Certificado Digital: O papel na gestão de SST
A nova NR-01 exige gestão documental mais eficiente
Com a obrigatoriedade do PGR, as organizações precisam manter os registros atualizados, organizados e disponíveis para auditorias internas e inspeções externas.
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Além disso, a NR-01 também exige que o gerenciamento de riscos seja contínuo, ou seja, o PGR não pode ser um documento estático. Ele deve ser revisto e atualizado periodicamente, com base em novos riscos identificados, mudanças na organização ou após acidentes.
Diante disso, a utilização da certificação digital se torna crucial para manter um fluxo de atualizações ágil e juridicamente válido, evitando assim o retrabalho, perdas documentais ou assinaturas pendentes que podem comprometer prazos e compliance.
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Benefícios da Certificação Digital na adequação à NR-01
Validade jurídica garantida
Com a certificação digital, todos os documentos do PGR e outros registros de SST têm reconhecimento legal. Isso diminui o risco de invalidação em processos judiciais ou fiscalizações.
Redução de custos e burocracias
As assinaturas físicas exigem impressão, envio, coleta de assinatura e digitalização posterior. Com a certificação digital, tudo isso é realizado em minutos, com economia de papel, tempo e recursos.
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Acesso remoto e agilidade
Em tempos de trabalho híbrido ou remoto, a certificação digital possibilita que os gestores, técnicos e profissionais de SST assinem documentos de onde estiverem, sem interrupções no fluxo de trabalho.
Integração com o eSocial
O envio de informações para o eSocial exige dados consistentes, prazos rigorosos, bem como rastreabilidade. A certificação digital garante que as obrigações legais possam ser cumpridas com segurança e dentro do prazo.
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Segurança da informação
Todos os documentos assinados com o certificado digital são protegidos contra alterações indevidas, proporcionando a integridade dos dados e a confiabilidade da documentação da empresa.
Conclusão
A nova NR-01 exige das empresas um novo padrão de responsabilidade sobre a saúde e segurança dos trabalhadores. Com o PGR como documento central, a organização deve manter uma gestão atualizada, eficiente e juridicamente válida de seus processos.
A certificação digital é a peça que encerra esse ciclo com segurança, agilidade e conformidade. Afinal, ela transforma a gestão de SST em um processo moderno, integrado e preparado para os desafios da legislação atual.
