Saiba como assinar contrato online

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Uma das principais funções da tecnologia é facilitar o dia a dia da sociedade e, por causa disso, diversas funcionalidades já foram aperfeiçoadas na nossa rotina. Assinar contrato online é uma delas. Grandes e pequenos empreendedores precisam lidar com documentos diariamente, boa parte com validade jurídica, que exigem atenção e celeridade, mas nem sempre se pode perder tempo no cartório. A assinatura eletrônica surgiu para atender a demandas como essas.

Em 2020, mais que em qualquer outro momento histórico, esse tipo de assinatura se mostrou essencial para manter negócios e empresas de pé. Graças a ela, foi possível transformar a experiência do cliente, proporcionar mais comodidade e segurança, em uma época que o distanciamento social não era apenas obrigatório, mas necessário. Vamos entender mais sobre como ela funciona?

O que é assinatura eletrônica?

Há 20 anos, a Lei E-Sign foi aprovada nos Estados Unidos. Ela consiste em tornar legal a utilização de assinaturas eletrônicas para assinar e arquivar documentos digitais. Na mesma época, outros países se mobilizaram para acompanhar a transformação digital. Um deles foi o Brasil, que criou a ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), por meio da MP 2200-2 (de 2001), órgão responsável pela autenticação e fornecimento de certificados digitais.

De acordo com a regulamentação americana, a assinatura eletrônica é um “som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar um registro”. Em resumo, a versão digital de uma assinatura manual.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

A lei 14.063/2020 estabeleceu que há três tipos de assinatura eletrônica. São elas:

Assinatura simples

Recomendada em interações de menor impacto e que não envolvam informações sigilosas. A identificação do signatário acontece de forma simplificada.

Assinatura avançada

Mais segura, permite que qualquer modificação no documento assinado seja informada ao signatário, que tem controle exclusivo sobre a assinatura. É possível, ainda, usar outros certificados (que não foram emitidos pela ICP-Brasil), desde que sejam previamente validados entre as partes envolvidas.

Assinatura qualificada

É necessária em alguns casos, como emissão de notas fiscais eletrônicas e transferência e registro de bens imóveis. Exige um certificado digital emitido pela ICP-Brasil. Trata-se da assinatura digital.

Assinatura eletrônica e assinatura digital são sinônimos?

Não. A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que, para ser reconhecida, deve estar vinculada a um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ). Este último é o que garante a confidencialidade e a autenticidade do documento, e serve para pessoas físicas e jurídicas.

A certificação digital, também conhecida como identidade digital, não serve apenas para respaldar uma assinatura digital. Inclusive, ela é obrigatória em alguns casos: todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica precisam de uma.

É importante frisar que não se trata da assinatura escaneada, pois ela não tem valor jurídico. A assinatura digital tem o diferencial da criptografia, ou seja, é protegida por um código que apenas seu proprietário pode usar. Algumas profissões, como a advocacia, permitem que a assinatura digital seja incluída na carteira profissional, a título de reconhecimento.

A assinatura eletrônica é mesmo segura?

A credibilidade desse tipo de assinatura tem se fortalecido com os anos. Uma prova disso é que, em 2019, esse mercado movimentou quase US$1 bilhão, e é previsto um crescimento de 24,6% nos próximos 10 anos.

Em 2020, para complementar a medida já existente, a MP 983/2020 e a Lei 14.063/2020 foram sancionadas para regulamentar o uso da assinatura eletrônica em processos públicos. Seu objetivo é desburocratizar procedimentos internos e facilitar o acesso da população aos trâmites.

Assim como a MP 2200-2/2001, a inclusão da regra comprova a confiabilidade desse meio de fazer negócios, não apenas para pessoas físicas, mas também, jurídicas, considerando que o próprio governo aderiu ao mercado e o utiliza em suas transações.

A assinatura eletrônica é aceita em todos os documentos?

Sim, porém alguns documentos, como os que têm maior valor agregado ou importância significativa para os envolvidos, requerem uma assinatura eletrônica qualificada. Ou seja, pode ser necessário uma assinatura digital, para garantir ainda mais credibilidade e segurança ao contrato assinado.

Por que fazer uma assinatura eletrônica?

Ter sua própria assinatura eletrônica permite uma rotina de trabalho mais dinâmica e organizada, com um fluxo de demandas mais produtivo, especialmente, em relação a prazos. Além disso, é uma forma de preservar o meio ambiente e exercer sua responsabilidade ambiental, evitando impressão de papel. A lista de vantagens não para por aí. Confira mais algumas, abaixo.

Agilidade

A produtividade tem tudo a ver com o tempo que se dedica a cada atividade. Quando se pode economizá-lo para lidar com tarefas mais complexas, o saldo é bastante positivo. Ter uma assinatura eletrônica, que permita assinar contrato online com apenas alguns cliques, pode e vai facilitar sua rotina.

Redução de custos

No início do ano ou em períodos de crise, diversas empresas costumam reavaliar suas despesas para identificar onde podem economizar. Por isso, a assinatura eletrônica é uma ótima forma de contribuir para esse fim. A economia vem de várias partes: de papel, de uso de impressora, de deslocamento e até de armários para arquivar os documentos.

Validade jurídica

Reforçando o que foi descrito anteriormente, a assinatura eletrônica tem respaldo jurídico e é até recomendada por alguns órgãos na hora de autenticar documentos. Existe uma lei que regulamenta seu uso, ou seja, sua validade é inquestionável e equivale, sim, a uma assinatura física.

Lembrando que, dependendo do tipo, a assinatura é invalidada, uma vez que o arquivo seja modificado, garantindo mais segurança para todas as partes envolvidas.

Obter sua assinatura eletrônica é uma maneira de usar a tecnologia a favor da sua qualidade de vida. Economizar tempo e dinheiro é uma estratégia para ser mais produtivo, focado e até reconhecido em sua área de atuação, especialmente, se for no setor legal ou contábil, visto que são profissionais que lidam diariamente com contratos e documentos importantes. É uma forma de investir em si e no seu negócio!

Conseguimos esclarecer suas dúvidas sobre assinar contrato online? Ajude outras pessoas a descobrir esse tema, compartilhe esse artigo nas suas redes sociais!

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