A rotina das empresas no Brasil está ficando cada vez mais dependente de algumas ferramentas digitais para o cumprimento das exigências fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Nesse cenário, o Certificado Digital aparece como um aliado importante, sobretudo na interação com o eSocial, uma plataforma do governo que unifica o envio de informações relativas aos trabalhadores.
A importância da Certificação Digital na contabilidade moderna
O eSocial é uma iniciativa que possui o objetivo de centralizar as obrigações trabalhistas e fiscais, deixando mais prático a gestão e a transparência das relações entre organizações, empregados e o governo.
Podemos afirmar que um dos setores em que essa integração possui um impacto mais considerável é na gestão da folha de pagamento, um processo que engloba o cálculo de benefícios, salários, encargos e obrigações fiscais. Com a utilização do Certificado Digital, as empresas conseguem transmitir essas informações de maneira segura e eficiente, proporcionando que estejam em conformidade com as exigências do eSocial e evitando sanções.
No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá explorar como o Certificado Digital veio para simplificar a gestão da folha de pagamento através do eSocial, ressaltando os principais benefícios dessa integração, a importância da segurança nos dados transmitidos e como essa solução é capaz de contribuir com a otimização de tempo e recursos das empresas.
Assinatura Digital e Certificação: Garantindo a segurança jurídica nos documentos contábeis
O que é eSocial?
O eSocial é um sistema desenvolvido pelo governo brasileiro com o intuito de unificar e simplificar a transmissão de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pelas empresas. Criado no ano de 2014, ele é responsável por centralizar o envio de dados que, no passado, eram repassados a diferentes órgãos governamentais, como por exemplo:
- INSS;
- Receita Federal;
- Ministério do Trabalho;
- Caixa Econômica Federal.
Tudo isso por meio de várias declarações separadas.
Com o eSocial, todos os dados referentes aos trabalhadores, como: admissões, demissões, férias, horas extras, folha de pagamento, contribuições previdenciárias, entre outros, são enviados de forma eletrônica a uma única plataforma, proporcionando mais controle, organização e transparência nas relações trabalhistas.
Isso acaba com a duplicidade de informações e diminui a burocracia no cumprimento das obrigações legais.
O principal objetivo do eSocial é simplificar todo o processo de prestação de contas das organizações, além de melhorar a fiscalização do cumprimento das obrigações tributárias e trabalhistas. Para as empresas, isso representa a necessidade de deixar as informações de seus funcionários devidamente atualizadas e transmiti-las ao governo em tempo real ou em prazos bem estabelecidos.
Por isso, as inconsistências, erros ou omissões são rapidamente identificados, o que irá resultar em sanções.
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Relação entre Certificado Digital e eSocial
Com o intuito de diminuir a burocracia para o envio dos dados fiscais, trabalhistas e previdenciários, o Portal do eSocial possui um sistema de segurança que proporciona a integridade das informações contidas nos formulários online. Sendo assim, o certificado digital garante mais autenticidade, segurança e validade ao Portal do eSocial.
O certificado digital é utilizado para realizar o envio do eSocial por utilizar uma tecnologia de criptografia que possibilita identificar os responsáveis e titulares, permitindo a autenticação dos documentos enviados com validade jurídica.
Por esse motivo, o certificado digital se tornou o responsável por validar, proporcionar a segurança e facilitar o acesso, de forma efetiva, ao Portal do eSocial. Vale lembrar que o certificado digital é uma ferramenta muito empregada na maioria dos sistemas presentes nas organizações governamentais, fazendo a identificação das milhares de empresas usuárias do sistema.
O Certificado Digital otimiza o envio das obrigações acessórias
Como o Certificado Digital simplifica a gestão da folha de pagamento
Dentro das empresas, podemos afirmar que a gestão da folha de pagamento é um dos processos mais importantes e complexos. Afinal, ela envolve o cálculo correto dos benefícios, encargos, salários e tributos de cada colaborador, além de garantir o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.
O eSocial foi criado com o objetivo de centralizar o envio dessas informações, tornando mais fácil o processo de fiscalização e reduzindo erros. A partir do momento em que o Certificado Digital é integrado ao eSocial, o processo de envio da folha de pagamento é otimizado de diversas maneiras:
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Abaixo, confira alguns dos principais benefícios do certificado digital para o eSocial.
Economia
A economia financeira aparece como um dos principais benefícios, tendo em vista que elimina os gastos com impressão de papéis, deslocamento para autenticação e gastos referentes, correção de erros e diminuição na demanda de logística para a realização de todo o processo. Tudo é realizado de forma digital, podendo ser acessado e corrigido sempre que houver necessidade, sem a inclusão de gastos adicionais.
Otimização
A otimização de tempo e espaço é outro benefício importante de contar com um certificado digital para autenticação e acesso ao Portal do eSocial. O certificado proporciona que todo o processo seja realizado de maneira mais ágil e funcional. Afinal, não terá mais a necessidade do contribuinte fazer o cadastro e preenchimento de várias guias e formulários de forma separada.
Além disso, ressaltamos que todos os documentos requeridos precisam ser encaminhados ao cartório para a autenticação dos mesmos. Soma-se a isso, a capacidade de armazenar os documentos em arquivos de computador, evitando a necessidade de espaços físicos para a armazenação dos documentos e guias.
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Segurança
O certificado digital possui o respaldo de chaves criptografadas que efetivam a segurança das informações, bem como a autenticação dos documentos cadastrados. Toda a transmissão dos dados e informações é feita de forma digital e com menores chances de vazamento de informações e possibilidade de erros humanos.
Devido à crescente preocupação com a Lei de Segurança de Dados, as organizações devem assegurar que as informações relevantes sobre colaboradores e clientes sejam realizadas de forma segura.
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