Como iniciar a transformação digital da sua empresa de forma simples e rápida?

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“As empresas líderes mundiais tiveram a Coragem Digital e já ultrapassaram a fase de transformação digital.”, Ney Pinheiro, CEO da AC QUALITYCERT

Esse artigo tem como objetivo levar o leitor a refletir como sua empresa pode iniciar imediatamente a transformação digital de forma simples.

As maiores empresas do mundo já passaram pela tão falada transformação digital. São empresas que utilizam a tecnologia para agilizar suas transações, oferecer serviços aos seus clientes mais eficientes e rápidos, reduzir custos operacionais e preservar recursos naturais.  São empresas 100% paperless, ou seja, que excluíram o uso de papel para produção de documentos. Tudo é digital!

Observando esse cenário, nós do Grupo Qualitycert, em janeiro de 2021, lançamos uma plataforma de assinatura, envio e armazenamento de documentos eletrônicos, o Quality e-Doc.

Essa plataforma é ideal para que empresas de todos os segmentos, atividades e portes, possam organizar seus documentos com assinaturas eletrônicas, seja a qualificada, avançada ou simples.

O Quality e-Doc processa assinaturas com o uso de certificados digitais ICP-Brasil, certificados digitais de outras hierarquias e por meio de um conjunto de evidências.

A Assinatura Digital Qualificada é produzida com o uso do certificado digital ICP-Brasil, e é o tipo de assinatura eletrônica mais robusta em termos de tecnologia e regulação. A certificação digital ICP-Brasil agrupa uma série de evidências baseadas em cálculos matemáticos inseridos numa infraestrutura de chaves públicas. Essa assinatura é utilizada para assinar qualquer ato no meio eletrônico e tem reconhecimento legal, sem necessidade de auditorias ou perícias técnicas.

A assinatura avançada utiliza certificados digitais emitidos por outras hierarquias, que podem ser de raiz internacional ou de Autoridade Certificadora Privada. Esse tipo de assinatura se aplica à processos e transações com o poder público e privado. Ela garante o acesso exclusivo do titular e permite o rastreamento de alterações feitas no documento assinado. A assinatura avançada pode ser usada, por exemplo, no âmbito público, para processo de abertura, alteração e fechamento de empresas. E no âmbito privado, para contratos entre partes que elegeram esse tipo de assinatura.

Já a assinatura simples, se destina a transações de baixo risco, que não envolvam informações protegidas por sigilo. Em serviços do governo brasileiro, estima-se que 48% dos serviços públicos disponíveis poderão ser acessados por meio de uma assinatura eletrônica simples, a exemplo de requerimentos de informação, marcação de perícias, consultas médicas ou outros atendimentos.

A diferença entre o Quality e-Doc e uma plataforma ECM

O Quality e-Doc é complementar a uma ferramenta de edição e controle de revisões dos documentos, feitas em plataformas EMC – Enterprise Content Management.

A produção e revisão de conteúdo ocorre em etapas anteriores a etapa de assinatura, que pode ser unilateral ou entre partes.

No Brasil, utilizamos também termos como GED – Gestão Eletrônica de Documentos, Gestão de Documentos e Gestão de Conteúdo Empresarial, para nos referir a uma plataforma de ECM.

Porém, segundo o Gartner todas essas definições estão sendo substituídas por algo do tipo “Serviços de Conteúdo.”

Pois bem, sua empresa pode continuar utilizando o processo de geração de documentos e fazer o upload no Quality e-Doc para a etapa de assinaturas eletrônicas ou digitais.

O Quality e-Doc é um assinador de documentos capacitado para:

  • Capturar o documento eletrônico por meio de um desktop ou de um dispositivo móvel;
  • Definir o tipo de assinatura eletrônica que será utilizada a cada documento submetido;
  • Definir quem assinará o documento;
  • Definir a ordem de coleta de assinatura;
  • Definir quem além dos signatários terão acesso ao documento final;
  • Enviar o documento final para todos os envolvidos com esse tipo de permissão;
  • Definir local de armazenamento do documento finalizado;

A Quality e-Doc ainda tem a funcionalidade de definir as permissões de leitura, impressão, download, entre outros para cada grupo de usuários.

E, a transformação digital e a respectiva governança da informação não podem perder o foco da segurança, controle e rastreabilidade dos documentos estratégicos da empresa.

Não basta ter apenas um bom processo de qualidade, com foco no gerenciamento de documentos, sem ter como premissas básicas: segurança, sigilo das informações e redundância de armazenamento.

Por isso, é preciso ir além e gerar garantias necessárias aos documentos eletrônicos como as evidências de autoria, integridade, autenticidade, qualificação, confidencialidade, temporalidade e controle de acesso. Só com esses critérios de segurança da informação, os documentos eletrônicos armazenados terão validade jurídica.

Para as empresas iniciarem sua jornada digital, sugerimos que tenham atenção em classificar seus documentos e aí vão algumas sugestões:

  1. Qualifique os documentos.
    1. Documentação administrativa/operacional
    2. Documentação técnicas
    3. Documentação jurídica e fiscal
  1. Defina a assinatura eletrônica necessária para cada tipo de documentação
  2. Estime o número de documentos que você produz

Com a qualificação dos documentos, definição do tipo de assinatura que precisará e a estimativa de volume, você já pode contratar os serviços do Quality e-Doc.

O volume e tipo de assinaturas contratadas vai variar muito de empresa para empresa, porém, o importante é iniciar o processo de assinaturas e armazenamento dos documentos eletrônicos obedecendo como prioridade o que for mais crítico em relação aos aspectos, regulatórios, jurídicos e fiscais.

Sugerimos que você teste o processo de assinatura Quality e-Doc e reflita quanto a simplicidade e segurança em utilizar a plataforma.

Hoje, como estão sendo armazenados seus documentos eletrônicos?

A pergunta mais importante a ser feita é: sua empresa está preparada para a possível perda dos arquivos de documentos contratuais e fiscais?

A perda dos arquivos pode ocorrer por muitos motivos, como por exemplo, por descuido dos profissionais, por uma pane nos servidores webs, por ação de pessoas mal intencionadas como funcionários insatisfeito ou demitidos, por furto dos equipamentos, por catástrofes naturais, ou pela empresa ser vítima de um ransomware, que é o roubo de arquivos seguido da exigência de resgate para que a empresa receba os arquivos de volta, sem a efetiva devolução porque na maioria dos casos não ocorre a devolução dos arquivos para as vítimas mesmo depois do pagamento do resgate.

Considere iniciar sua jornada digital imediatamente, com simplicidade, rapidez, sem complicações e com o custo benefício ideal para se testar um processo.

Após esse passo, sua empresa terá agilidade nas transações comerciais e administrativas, terá redução de custos e seus documentos estarão armazenados com segurança e sigilo, porque todo o processo acontece em ambientes criptografados e com redundância operacional.

Sobre a AC Qualitycert

A AC Qualitycert é parte do Grupo Qualitycert, que concentra diversas empresas de tecnologia e identificação digital. Nossa sólida estrutura nos permite atuar em diversos segmentos com relevância e eficiência, atendendo a vários perfis de pessoas físicas e jurídicas.

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