A evolução da contabilidade já é uma tendência inevitável. Com o passar dos últimos anos, notamos e vivenciamos uma série de transformações que chegaram para redefinir o papel e a atuação dos escritórios de contabilidade, não somente naquilo que diz respeito às responsabilidades fiscais e tributárias, mas também em relação à experiência e ao atendimento ao cliente.
Com o auxílio e o avanço cada vez mais presente das tecnologias, a crescente automação de processos, bem como a digitalização das informações, a contabilidade agora possui um foco considerado mais estratégico, proporcionando insights e soluções personalizadas para diversas empresas.
Em meio a tantas mudanças e evoluções, apareceram e continuam aparecendo novas demandas por parte dos clientes, que cada vez mais esperam um serviço mais ágil, confiável e transparente.
Para o ano de 2025, esses desafios prometem ser ainda mais intensos, com clientes exigindo eficiência, precisão, além de uma abordagem mais consultiva por parte dos contadores.
É dever de todo contador e escritório contábil estar preparado para essas exigências! Quer uma pequena dica logo de cara? Será essencial a adoção de práticas internas bem estruturadas, que não apenas otimizem os processos, mas também proporcionem uma experiência positiva e marcante aos seus clientes.
Isso vai desde uma gestão interna de documentos bem organizada até uma comunicação constante e transparente, passando por inovações como a automação e a padronização de processos.
No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá explorar os principais aspectos que um escritório contábil deve se atentar e organizar internamente para poder encantar e reter seus clientes. Vamos abordar tópicos cruciais, como por exemplo:
- Gestão de documentos;
- Padronização de processos;
- Utilização da tecnologia para automação e digitalização;
- Cumprimento rigoroso dos prazos fiscais;
- e muito mais;
Após ler o nosso conteúdo, o seu escritório de contabilidade não estará apenas alinhado com as expectativas do cliente moderno. Afinal, você também estará posicionado e preparado para oferecer um serviço de alta qualidade e valor agregado.
Antes de falar sobre as dicas, de fato, vamos entender o que é retenção de clientes?
Retenção de clientes na contabilidade
A retenção de clientes nada mais é do que o conjunto de estratégias e ações que uma empresa é capaz de adotar para manter os clientes atuais, incentivando-os a continuar utilizando seus produtos e serviços.
Ao contrário daquilo que acontece na captação de novos clientes, o foco da retenção está em manter aqueles que já conhecem e confiam no trabalho da sua empresa, criando relacionamentos duradouros e leais.
Esse processo pode ir desde o oferecimento de um atendimento eficiente e qualitativo até a entrega de experiências que atendam ou superem as expectativas depositadas pelo cliente.
Investindo em retenção, o escritório contábil e contador não só vão conseguir reduzir os custos de aquisição de novos clientes, mas também vão garantir uma base estável e recorrente de receita, fator crucial para o crescimento a longo prazo.
Gestão interna de documentos e registros da contabilidade
A sustentação de um escritório contábil eficiente e bem-organizado é, sem dúvida, uma gestão interna de documentos robusta.
Veja bem, um sistema eficaz de controle documental possibilita que o escritório:
- Tenha rápido acesso às informações necessárias
- Ofereça respostas precisas aos clientes
- Evite erros que possam comprometer o relacionamento e a confiança depositada pelos clientes.
Para o ano de 2025, a expectativa é que essa gestão se encontre cada vez mais automatizada e digital, proporcionando mais agilidade e segurança.
Estruturação e organização de arquivos
Para proporcionar uma consulta rápida e eficiente, a estruturação das pastas e dos documentos precisa ser lógica e padronizada.
Veja só, o escritório pode optar por organizar as pastas por clientes e ano fiscal, subdividindo em categorias específicas, como “Declarações Fiscais”, “Relatórios Contábeis” e “Recibos”.
Vale ressaltar que cada documento precisa seguir uma padronização de nomenclatura, incluindo informações como o nome do cliente, tipo de documento e data. Lembre-se que essa prática irá facilitar a busca e evitar a perda de tempo ao procurar informações específicas.
Utilização de software de gestão documental
Conte com uma ferramenta de gestão documental. Softwares especializados possibilitam o armazenamento e a organização de documentos em um ambiente seguro e digital, tudo isso facilita o acesso e a consulta.
Além de melhorar a eficiência, o software também disponibiliza um controle mais rigoroso a respeito do acesso às informações, com permissões personalizáveis para cada colaborador.
Existem sistemas capazes de armazenar de forma digital toda a documentação e facilitar o compartilhamento com os clientes, o que, por sua vez, acaba agilizando o processo de comunicação.
Segurança e backups regulares
Lembre-se que os dados contábeis são sensíveis e precisam ser protegidos com rigor. Sendo assim, é crucial realizar a implementação de políticas de segurança que garantam a integridade das informações.
Isso vai desde a utilização de criptografia para proteger os dados armazenados, até a realização de backups regulares, preferencialmente diários, para evitar a perda de informações. Mantenha cópias de segurança em servidores externos e em nuvens confiáveis, essa é uma solução prática e segura para proteger os documentos.
Melhore o seu atendimento com automação e digitalização na contabilidade
A tecnologia vem transformando a maneira como os escritórios e os contadores estão interagindo com seus clientes.
A automação e a digitalização possibilitam que os profissionais possam oferecer um serviço mais acessível, rápido, preciso, atendendo às demandas dos clientes que estão cada vez mais exigentes.
A vantagem disso: A automação de processos internos reduz a carga de trabalho manual e possibilita que o escritório possa se concentrar em atividades consideradas mais estratégicas, disponibilizando mais valor ao cliente.
Digitalização do atendimento ao cliente
Por meio da digitalização, os escritórios podem disponibilizar uma área online onde os clientes terão acesso a documentos, relatórios e vão poder acompanhar o andamento de processos em tempo real. Um portal do cliente é considerado uma ótima solução para aumentar a transparência e melhorar a experiência de atendimento.
Automação de tarefas
- Processos repetitivos, como:
- Reconciliação bancária;
- Lançamento de notas fiscais;
- Geração de relatórios mensais;
- entre outros;
Podem ser automatizados com a utilização de ferramentas.
Integração com sistemas de comunicação automatizada
Softwares de CRM (Customer Relationship Management), possibilitam uma comunicação mais eficiente e personalizada com o cliente.
Com o auxílio do CRM, é possível registrar o histórico de interações e configurar lembretes automáticos para enviar relatórios ou até mesmo enviar felicitações em datas comemorativas, aproximando o relacionamento.
Padronização de processos na contabilidade
Vamos lá, a padronização de processos é um elemento crucial para garantir que todas as operações do escritório possam ser realizadas com a mesma qualidade e eficiência.
A partir do momento em que os processos internos são padronizados, o escritório passa a reduzir o risco de erros, agiliza o atendimento ao cliente, além de oferecer e disponibilizar uma experiência mais consistente.
A padronização facilita o treinamento de novos colaboradores, tendo em vista que todos seguirão o mesmo fluxo de trabalho.
Treinamento e integração da equipe
Para que exista a padronização, e ela possa ser eficaz, todos os colaboradores do escritório precisam ser treinados para seguir os procedimentos estabelecidos.
Investir em um programa de integração para novos colaboradores da equipe é essencial. Além disso, também procure realizar treinamentos periódicos para reforçar as práticas.
Um manual de procedimentos, disponibilizado a todos os colaboradores do escritório, é uma excelente prática para que cada um possa consultar sempre que necessário.
Mapeamento e documentação dos processos
O mapeamento de todos os processos é um dos primeiros passos para a padronização dos escritórios. Isso significa descrever de forma detalhada cada tarefa, desde a entrada de dados financeiros do cliente até a entrega de relatórios.
Para um escritório de contabilidade, o mapeamento pode acabar incluindo processos como:
- Fechamento mensal;
- Reconciliação bancária;
- Apuração de impostos;
- Emissão de notas fiscais;
- entre outros;
Comunicação eficiente e transparente com clientes na sua contabilidade
Contar com uma comunicação clara e transparente é essencial para o sucesso de todo escritório contábil.
A comunicação eficiente evita mal-entendidos, estabelece um relacionamento de confiança e aumenta a satisfação do cliente. Além disso, também possibilita que o escritório se posicione como um verdadeiro parceiro de negócios, auxiliando os clientes a entenderem melhor suas finanças e tomarem as decisões consideradas mais estratégicas.
Canais de comunicação diretos e acessíveis
Disponibilizar canais de comunicação mais diretos e acessíveis, como por exemplo e-mail, telefone e WhatsApp, facilita o contato com o cliente, além de demonstrar disponibilidade para atendê-lo prontamente.
Também existem ferramentas de chat integradas a um portal do cliente ou website, que podem ser utilizadas para resolver dúvidas rápidas e oferecer suporte em tempo real.
Relatórios periódicos e Reuniões regulares
Uma das formas de manter o seu cliente sempre informado é enviar relatórios periódicos, capazes de detalhar a situação financeira, resultados das análises, bem como as ações tomadas. As reuniões regulares, sejam presenciais ou virtuais, possibilitam esclarecer dúvidas e alinhar as expectativas com seu cliente, além de serem ótimas oportunidades para que o escritório possa compartilhar insights valiosos a respeito do desempenho do cliente.
Feedback e melhorias contínuas
Saiba que o feedback dos clientes é fundamental para que o escritório consiga identificar pontos de melhoria e realizar ajustes em seus processos.
Estabeleça pesquisas de satisfação e abra espaços para sugestões, isso demonstrará ao seu cliente que o escritório se preocupa com a opinião dele e está sempre procurando aprimorar os serviços disponibilizados. Lembre-se que implementar as melhorias sugeridas reforça o relacionamento e acaba gerando uma fidelização.
Gestão de prazos e cumprimento das obrigações fiscais sem falhas
O cumprimento rigoroso dos prazos fiscais é uma das áreas mais críticas dentro de um escritório de contabilidade. Tenha em mente que atrasos e erros podem resultar em multas e prejuízos para o seu cliente, além do fato de que acaba comprometendo a reputação do escritório.
Contar com um sistema de gerenciamento de prazos eficiente é fundamental para que o contador possa manter o controle sobre todas as entregas, além de garantir que todas as obrigações sejam cumpridas pontualmente.
Ferramentas de gestão de prazos
Atualmente, existem várias ferramentas de gerenciamento de tarefas e prazos que podem ser utilizadas para o acompanhamento das obrigações fiscais de cada cliente.
Veja só, plataformas como o Asana, Trello e Monday.com possibilitam a criação de quadros e tarefas com datas de vencimento, permitindo o monitoramento em tempo real das pendências e prazos.
A equipe será capaz de receber notificações automáticas para o acompanhamento das próximas obrigações fiscais e priorizar as atividades de acordo com a urgência.
Criação de calendários fiscais personalizados
Uma outra boa prática é a criação de calendários fiscais personalizados para cada cliente. Nele, você poderá listar todas as obrigações mensais, trimestrais e anuais.
Fazendo isso, você terá uma visão mais clara daquilo que precisa ser realizado em cada período, e de quebra, irá evitar que prazos importantes sejam esquecidos.
Os calendários podem ser compartilhados com os seus clientes, aumentando a transparência e possibilitando que eles acompanhem o cumprimento de cada tipo de obrigação.
Verificação de qualidade e auditoria interna
A prática da realização de auditorias internas periódicas é bastante eficaz, uma vez que garante que todos os procedimentos e prazos estão sendo cumpridos de maneira correta.
Criar uma rotina de verificação e monitoramento dos processos possibilita a identificação de possíveis falhas antes que as mesmas se tornem problemas. Além disso, um sistema de auditoria interna também auxilia a equipe a manter o padrão de qualidade, além de corrigir toda e qualquer inconsistência nos processos.
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