5 benefícios da gestão eletrônica de documentos

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Manter documentos é importante não apenas para pessoas físicas, mas, principalmente, para as jurídicas. Contratos, alvarás e até mesmo notas fiscais, são essenciais para alguns setores realizarem bem os seus trabalhos, como os relacionados à contabilidade e ao setor de Recursos Humanos. Por outro lado, a armazenagem física nem sempre é uma alternativa aconselhável, já que demanda espaço e trabalho contínuo para manter tudo organizado.

Para facilitar essa tarefa, surgiu a possibilidade da gestão eletrônica de documentos. Já ouviu falar nisso? Sabe como funciona? Neste artigo, vamos explicar e destacar algumas vantagens dessa tecnologia. Confira a seguir!

O que é gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos – ou GED – consiste em um conjunto de ferramentas tecnológicas usadas para arquivar, controlar e compartilhar dados de uma companhia. Todos os setores empresariais lidam com os seus próprios documentos, então, um sistema unificado, garante processos mais fluidos e rápidos, com cooperação de troca de informações entre as áreas.

Acompanhado pelo setor público, o setor privado foi o primeiro a investir na melhoria, visto que, com os arquivos seguros e guardados na nuvem, é possível acessá-los em qualquer lugar do país e do mundo, desde que se tenha a devida permissão. Isso abre portas para novas estratégias, inclusive, para o crescimento do negócio.

Quais são os objetivos da gestão eletrônica de documentos?

Uma das principais razões que fundamentam a implementação de uma GED é a organização que ela assegura a uma empresa. Com a armazenagem eletrônica, é possível acessar os documentos dentro e fora da corporação. Em um momento como o que estamos vivendo, no qual a maioria das áreas produtivas migrou para o home office, um sistema que integre os dados e seja de fácil acesso se tornou ainda mais fundamental.

Além disso, existe o impacto ambiental, bastante discutido nas últimas décadas – e cobrado das companhias. Investir em responsabilidade ambiental também pode ser uma estratégia para facilitar os processos internos e torná-los mais ágeis, evitando o consumo de papel e de outros recursos eletrônicos, como impressoras. Em relação ao impacto humano, com a novidade, dá-se mais autonomia para os funcionários, fazendo-lhes economizar tempo e ganhar produtividade.

Quais são os seus benefícios?

A definição e os objetivos já apontam algumas vantagens que a implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos pode trazer para um negócio. Mesmo assim, vale a pena reforçar e citar outros que são conquistados por meio dessa tecnologia. Entenda!

Redução de custos

Diminuir custos aqui e ali é uma meta permanente de boa parte das empresas. Com uma boa análise, é possível encontrar oportunidades e evitar o desperdício. Uma dessas oportunidades é a gestão eletrônica de documentos. Ao arquivar os documentos em uma plataforma virtual, as impressões, o uso de toners, as pastas e as centenas de papéis serão eliminados. Isso não quer dizer que o papel vai deixar de existir, apenas que a sua utilização será mais consciente.

Compartilhamento inteligente

Se os arquivos de uma empresa são mantidos em um armário na sala, qualquer pessoa pode mexer neles e investigar o seu conteúdo. Com a gestão eletrônica de documentos, o compartilhamento acontece de forma inteligente: o acesso de cada funcionário é definido pelo gestor. Assim, as informações ficam mais seguras, reservadas para quem as movimenta.1

Aumento de produtividade

A GED possibilita que os funcionários sejam mais autônomos em suas atividades. Prova disso é que, com a armazenagem eletrônica, dá para economizar tempo procurando um documento específico no meio de dezenas de outros. Mesmo que haja controle e organização, é muito mais fácil digitar uma palavra-chave ao buscar um arquivo e encontrá-lo em segundos. Essa facilidade permite que os colaboradores dediquem mais tempo a outras demandas.

Segurança da informação

Nesse caso, a segurança da informação não se limita à parte tecnológica. Manter os arquivos salvos online é uma forma de protegê-los contra a ação do tempo ou mesmo que sejam amassados e perdidos. Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, dá para fazer backups periodicamente e atualizar os dados conforme a sua necessidade.

Redução de espaço

Não há mais a necessidade de ter grandes armários e gavetas para armazenar pastas, ou de um computador com maior potência e memória. Os sistemas de GED mantêm os dados arquivados na nuvem, com segurança e facilidade. Além de economizar dinheiro, economiza-se espaço na sala e se torna possível utilizar os móveis para outra finalidade.

Por que investir em um sistema de gestão eletrônica de documentos?

Se um investimento assim já era recomendado para aproveitar as vantagens mencionadas, em 2018, ele se tornou necessário com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa lei serve para regulamentar a utilização de dados pessoais por terceiros e a fiscalização e aplicação de multas, começa a partir de agosto de 2021, embora, há dois anos, as empresas venham se preparando para tal.

O controle e a fiscalização governamental sobre o cumprimento dessa norma tendem a ser mais rigorosos com o passar do tempo, e as multas para os infratores podem chegar até a R$ 50 milhões, por isso, é melhor investir no aprimoramento dos processos e torná-los mais seguros para quem fornece e trata os dados. A criptografia é um dos meios para fazer isso, bem como o armazenamento na nuvem e o controle do acesso.

Para as companhias que estão se informando melhor sobre o assunto, ainda não é tarde para investir em um sistema de gestão eletrônica de documentos, que auxilie e facilite a adaptação para a nova forma de trabalhar. A e-DOC oferece uma plataforma global, com diversas funcionalidades, como:

  • painel de controle;
  • trilhas de auditoria;
  • fluxos de trabalho;
  • pastas de organização;
  • geolocalização;
  • personalização da assinatura;
  • servidor na nuvem, entre outras.

Também é válido contratar um especialista no assunto e/ou um profissional da área de Tecnologia da Informação, para dar consultoria e direcionar sobre as melhores práticas a tomar. Caso você opte por essa medida, vale a pena investir em um sistema de gestão eletrônica de documentos antes, para facilitar o trabalho de toda a equipe envolvida e assegurar que a companhia não sofrerá prejuízos em uma fiscalização no futuro.

Deseja conhecer outras soluções que a e-DOC oferece para o meio corporativo? Siga-nos em nossas redes sociais e acompanhe os nossos conteúdos.

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