Guia completo: tudo o que você precisa saber sobre certificado digital

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O certificado digital consiste em uma assinatura eletrônica com todas as informações do seu titular, seja de uma empresa, seja de uma pessoa física. É necessário saber que a sua tecnologia utiliza chaves criptográficas, em token, smartcard ou em arquivo digital, para conseguir elaborar uma identidade confiável e segura.

Nesse sentido, é necessário ressaltar que o certificado digital funciona como uma identidade virtual, já que ela possibilita uma identificação segura. Assim, é possível que ele seja usado para comprovar os dados de transações tributárias, como contrato e emissão de notas fiscais, dentre outras aplicações. Desse modo, continue a leitura e saiba tudo sobre certificado digital!

Quais são os tipos de certificados existentes?

Existem alguns tipos de certificados digitais e cada um apresenta suas próprias características. Sendo assim, separamos importantes informações sobre eles. Acompanhe!

Antes de definir o melhor modelo, é necessário identificar se o certificado será de Pessoa Física ou de Pessoa Jurídica.

PF

Esse tipo de certificado pode ser usado por muitos profissionais, como contadores, médicos, engenheiros e advogados. O empreendedor pode utilizá-lo como assinatura digital de possíveis documentos, sendo ele o representante legal da empresa. Ele não serve para nota fiscal eletrônica (NF-e). Normalmente, o e-CPF é usado para enviar declarações de renda, realizar contratos de câmbio e comprovar os contratos bancários.

PJ

O e-CNPJ é uma ótima opção para as empresas. Dessa forma, é possível realizar assinaturas digitais, passar informações de operações de uma pessoa jurídica e enviar declarações, certificando a veracidade de todas as informações repassadas.

Após definir se o certificado será de Pessoa Física ou Jurídica, é preciso escolher o modelo que melhor atende as suas necessidades.

A1

Esse tipo de certificado é armazenado no computador. Assim, ele funciona por meio de um par de chaves criptográficas, sendo uma privada e uma pública.

É primordial ressaltar que esse sistema impede possíveis operações fraudulentas, pois as informações não podem ser compreendidas sem a combinação de uma com a outra.

Um dos benefícios do certificado digital A1 é o seu simples acesso, por meio do computador. O certificador assina as notas fiscais, que são lançadas em um sistema de emissão de notas. Dessa forma, você consegue emitir de maneira rápida e sem muitos papéis.

A3

Esse modelo de certificado é distinto do modelo A1, especialmente por ser inserido em uma mídia que pode ser token ou um cartão (smartcard). Assim, ele só pode ser usado quando conectado a um cabo USB no computador, e no caso de cartão smartcard, é necessário uma leitora para realizar a assinatura do documento.

Assim como o modelo A1, o certificado A3 apresenta uma senha para acesso, sendo que ela é defina pelo usuário no momento da emissão. É necessário ressaltar que o usuário não pode perdê-la, caso aconteça, é preciso emitir um novo certificado.

Sempre que o profissional for usar o certificado, a senha de acesso precisa ser informada. É importante ressaltar que, se a senha for inserida incorretamente 3 vezes, o certificado é bloqueado. Nessa situação, a instituição deverá realizar a emissão de um novo certificado, ainda que ela reutilize o token ou o cartão em que o certificado antigo esteja salvo.

 Quais são as utilizações de um certificado digital?

Como já foi mencionado, o certificado digital é um tipo de arquivo que armazena importantes informações a respeito do cidadão e, assim, pode ser usado como uma assinatura digital, a qual apresenta a mesma validade que a física e tem validade jurídica.

Por esse motivo, é considerada um importante elemento de proteção, pois as informações ficam restritas contra possíveis ações de hackers e, ao mesmo tempo, proporcionam a outras pessoas a veracidade dos dados repassados. Assim, o certificado oferece:

  • autenticidade dos dados;
  • segurança;
  • integralidade das informações.

Desse modo, é necessário ressaltar que o certificado digital pode ser usado para diversas finalidades, principalmente, quando for preciso compartilhar informações com validação prévia. Ele serve para assinar importantes documentos, fazer declarações tributárias, transações bancárias, entre outras coisas.

A principal finalidade da certificação é acabar com alguns procedimentos burocráticos, que podem afetar a realização das tarefas da empresa, por exemplo. O certificado digital pode ser usado sempre que existir a necessidade de autenticar documentos e formalizar a sua necessidade. É por essa razão, que ele também é adotado por pessoas físicas, já que seu objetivo é facilitar procedimentos tanto da vida pessoal, quanto da profissional.

 Quais são os benefícios de ter um certificado digital?

O certificado digital garante diversos benefícios. Logo, ele pode ser aplicado em várias situações. Nesse contexto, continue a leitura e conheça suas principais vantagens!

Diminuição de gastos

O certificado elimina vários gastos dentro de uma empresa, facilita processos, diminui possíveis riscos e é algo sustentável. Atualmente, as pessoas buscam gastar menos, produzir mais e não prejudicar o meio ambiente. Assim sendo, ele cumpre com os desejos dessas pessoas.

Quando o certificado é usado para assinar documentos, algumas fases do processo são eliminadas — por exemplo, a compra, a impressão de papel, a autenticação, o deslocamento para realizar o envio dos documentos e o armazenamento. Isso ocorre porque essas tarefas passam a ser feitas por meio eletrônico. Diante disso, basta realizar alguns cliques para que tudo seja efetuado e com completa validação jurídica. Sendo assim:

  • a empresa não tem custos com a compra de papéis;
  • não existe a necessidade de reconhecer firma;
  • não é preciso ter espaço físico para guardar os documentos;
  • não é necessário um colaborador para cuidar dos documentos;
  • não existem gastos com o envio do documento para as partes envolvidas, já que o conteúdo pode ser enviado online e na mesma hora;
  • reduz a possibilidade de perda de documentos.

Comodidade

Outra vantagem é a questão da comodidade e da facilidade. Quando você decide assinar algo digitalmente, não é preciso que as pessoas estejam no mesmo local. O titular do certificado digital pode fazer a assinatura de qualquer lugar, sendo necessário apenas ter acesso à internet para conseguir entrar em uma das plataformas de assinatura. Logo em seguida, a aprovação é concedida e o negócio finalizado. Saiba que é necessário estar com o certificado digital em mãos no caso de A3 ou estar com o certificado A1 na máquina.

Você não precisa ficar com medo de realizar essa ação, pois qualquer modificação feita no documento eletrônico pode ser visualizada. Como já foi abordado, a assinatura digital é o resultado de várias operações criptografadas.

Segurança

Uma das maiores vantagens do certificado digital é a segurança que ele proporciona: a assinatura tem o mesmo valor que a feita de forma manuscrita, o que assegura autenticidade e integridade do documento eletrônico. O documento não pode ser modificado, o que contribui para sua segurança.

É importante ressaltar que todo certificado digital tem uma Chave Pública e uma Privada, um número e nome que deixam a operação mais segura. A chave é produzida por meio de uma criptografia assimétrica e, apenas o receptor com as informações necessárias conseguem decodificá-la.

Sustentabilidade

O certificado digital permite que os usuários não gastem muitos papéis na impressão de documentos. Ele acaba diminuindo, de forma indireta, o desmatamento e ajuda na preservação dos recursos naturais.

Assim, ele permite que os processos de uma empresa sejam todos feitos de forma digital. Essa prática vai ajudar na recuperação do meio ambiente. O uso da nota fiscal eletrônica, por exemplo, já economizou bilhões de folhas de papel.

Quais são os documentos necessários para obter um certificado digital?

A obtenção do certificado digital é muito simples, mas muda conforme o perfil da pessoa solicitante. Para pessoas físicas ou para empresas, a documentação apresenta algumas diferenças.

Pessoa física

Quando uma pessoa for a uma autoridade de registo presencial, ou optar pelo atendimento in loco, ela deverá fazer a coleta de dados biométricos e apresentar a sua documentação original, como:

  • documento de identificação com foto — por exemplo, carteira de identidade, CNH ou carteiras profissionais;
  • É necessário destacar que a carteira de trabalho não é aceita neste momento e os dados adicionais, como o PIS e o título de eleitor, precisam ser passados antes do processo de validação.

Pessoa jurídica

Nesse caso, o processo de validação presencial exige a apresentação de mais documentos, os quais servem para certificar a existência e a preparação da organização. Assim, é preciso que o empreendedor tenha em mãos um documento de identificação com foto. Caso seja pessoa jurídica, é preciso apresentar o seguinte documentos:

  • RG e CPF ou CNH ou Passaporte ou Carteira de Órgão de Classe do responsável perante a Receita Federal;
  • Contrato social ou Alteração contratual Consolidada;

Caso não estiver consolidado, apresentar todos as alterações;

  • CNPJ;
  • número do PIS/Nit/Nis/Pasep e CEI (Opcional);

Documentação correta para Associação, S/A, Fundação, Igreja

  • RG e CPF ou CNH ou Passaporte ou Carteira de Órgão de Classe do responsável perante a Receita Federal;
  • estatuto e Ata de eleição do Responsável com mandato vigente;
  • CNPJ;
  • número do PIS/Nit/Nis/Pasep e CEI (Opcional);

Documentação correta para Ltda e EIRELI:

  • RG e CPF ou CNH ou Passaporte ou Carteira de Órgão de Classe do responsável perante a Receita Federal;
  • contrato social e todas as alterações ou última alteração consolidada;
  • CNPJ;
  • número do PIS/Nit/Nis/Pasep e CEI (Opcional);

Então, é possível perceber que, para fazer o certificado digital da empresa, não é muito complicado. Sendo que consiste em um registro essencial para que o negócio possa melhorar o desempenho de suas atividades e, assim, os seus resultados.

Onde obter o certificado digital?

Para emitir esse tipo de documento eletrônico, é preciso no primeiro momento, buscar uma autoridade de registro devidamente credenciada ao ITI, ir até uma unidade ou solicitar o atendimento em sua residência. Nós da Qualitycert, oferecemos o atendimento in loco.

Se você deseja ter um certificado digital como pessoa física ou para empresa, é necessário verificar as documentações para as duas situações. Saiba que o valor muda conforme o modelo adquirido.

Quais empresas devem utilizar o certificado digital?

A utilização de certificados digitais é obrigatória em algumas situações. A maioria das organizações, independente do tipo tributário, precisam emitir nota fiscal eletrônica. Sendo assim, necessitam de um certificado digital para assinar suas notas fiscais.

Na situação das organizações que fazem Lucro Presumido e Real, a utilização do certificado vai além da emissão de notas fiscais eletrônicas. Muitas declarações de envio obrigatório para determinadas entidades, como a Receita Federal, só podem ser feitas com esse documento. Logo, possuir certificado digital é essencial para o sucesso desse tipo de empresa.

Caso a organização esteja cadastrada no Simples Nacional, a utilização do certificado é obrigatória para todas as empresas que apresentam colaboradores. Ele será usado para enviar informações a respeito dos trabalhadores contratados, registros previdenciários e fiscais.

Para quem é microempreendedor individual (MEI), o uso do certificado não é obrigatório, tendo em vista a desobrigação de emitir nota fiscal eletrônica. Mas, do contrário, a criação do certificado deve ser feita.

Como escolher o melhor certificado digital?

A seleção da melhor certificação digital consiste em um processo que pode ser realizado facilmente. Contudo, existem alguns fatores que precisam ser levados em consideração pela pessoa física e pelo empreendedor.

É primordial considerar a dimensão da empresa e a sua capacidade financeira. Um negócio com uma elevada quantidade de colaboradores, por exemplo, pode preferir o certificado A1, visto que ele diminui o tempo necessário para que documentos importantes sejam assinados.

Além do mais, essa escolha gera mais mobilidade à empresa, pois o certificado será instalado em mais aparelhos eletrônicos, além de não existir a necessidade de um leitor de cartão ou de token.

Todavia, em algumas situações, apenas um local precisa do uso do certificado. Logo, o modelo A3 pode ser a melhor opção para o negócio. Além de um custo que, a longo prazo, é menor, o gestor evitará que o furto de algum aparelho com o certificado digital inserido afete a política de segurança e compliance da organização. Além do mais, esse modelo de certificado pode ser levado onde você for, basta levar o token ou o smartcard.

Nas situações em que a utilização do certificado está ligada a um sistema que realiza as tarefas de forma automatizada, por exemplo, o certificado A1 pode ser uma excelente opção. Já que basta atrelar o arquivo do certificado ao software, para que as atividades sejam realizadas rapidamente pela solução de TI.

É importante ficar atento à instituição que realiza a emissão do certificado digital. É fundamental escolher uma certificadora devidamente credenciada e que tenha uma boa reputação no mercado. Para isso, avalie se o empreendimento cumpre com as regras e normas de segurança e peça feedback dos clientes.

Para que todo processo ocorra de forma satisfatória, é preciso que a autoridade certificadora esteja de acordo as exigências estabelecidas pela ICP- Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), já que, como a primeira parte de uma cadeia hierárquica de autoridades certificadoras, ela é responsável por fazer as políticas de certificados e estabelecer todas as normas técnicas e operacionais dessa prática.

Quando é preciso revogar o certificado digital?

O certificado digital precisa ser revogado no caso de algumas situações. É o caso de algum tipo de mudança de informação, como os dados da empresa, do responsável e do titular, ou de algum erro em dado inserido. Além do mais, certificados do modelo A3 que utilizam como mídia o token ou o cartão inteligente, precisam ser revogados em situações de perda, acesso errado, roubo ou bloqueio causado por esquecimento de senha.

Se você desejar cancelar o certificado digital, deve entrar em contato com a autoridade de registo onde realizou a emissão. Somente o titular ou o responsável pode realizar a solicitação de cancelamento.

Quem deve ser o titular do certificado?

Será conforme o contrato de constituição da empresa. No caso dos sócios realizarem a assinatura de forma conjunta, os dois precisam fazer o certificado. Na situação de mais de um sócio que assina pela empresa, o titular do certificado digital PJ, pode ser qualquer um dos sócios, mas o recomendado é que seja aquele que é representante legal junto à Receita Federal.

Saiba que o titular é quem responde integralmente pelo certificado digital e por tudo que for necessário assinar, mesmo que seja utilizado por terceiros. Não é indicado usar certificados digitais de outra pessoa — esse é um ato considerado crime de falsidade ideológica.

Quais erros podem ser cometidos em um certificado digital?

Várias falhas e erros são recorrentes quando se utiliza um certificado digital. É preciso que isso seja evitado. Um dos maiores erros estão associados aos requisitos mínimos que o computador precisa para que o certificado funcione adequadamente. Sendo assim, veja no site da AR, todas as informações disponíveis relacionadas a esse assunto, antes de fazer a escolha para a sua empresa.

De forma geral, se ocorrer algum problema, certifique-se primeiro, se o seu certificado está dentro do prazo de validade. Se apresentar a data vencida, é necessário renovar o serviço. Outro erro que merece ser ressaltado está relacionado com o A3: pode ser que o seu drive não consiga ler esse tipo de certificado. Verifique se não existe uma versão mais recente e, então, reinstale. Caso o problema persista, não deixe de entrar em contato com o suporte técnico da empresa responsável pelo certificado, para solucioná-lo.

Investir em um certificado digital resulta em muitos benefícios para os processos da sua empresa. A segurança e a proteção de dados importantes e sigilosos precisam ser preocupações constantes de qualquer investidor, seja de uma pequena ou de uma grande empresa.

A obtenção desse tipo de tecnologia permite melhorar de forma significativa os resultados da empresa, elevando o seu patamar no mercado. Com o uso do certificado digital, ela conseguirá realizar suas obrigações com mais agilidade, organização e segurança. Mas, para que todas as vantagens sejam alcançadas, é necessário escolher uma Autoridade de Registro que tenha boa credibilidade e experiência no mercado e ofereça um bom atendimento para a sua organização.

Portanto, saiba que a AR Qualitycert é uma autoridade de registro, com sede em Belo Horizonte. Ela emite cerca de 12 mil certificados digitais por mês. Atualmente, a organização conta com mais de 15 unidades, sendo 13 apenas na região metropolitana. A empresa tem elevada qualidade no atendimento, o seu suporte é ágil, apresenta garantia gratuita e tem ótimo relacionamento com os seus clientes.

Gostou do nosso post? Então, aproveite para entrar em contato conosco para saber mais a respeito do assunto!

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