Como a LGPD pode impactar os escritórios de Contabilidade?

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Se você atua no mercado contábil, certamente já ouviu falar sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, mais conhecida como LGPD. Sancionada nesta quinta-feira, 17/09/2020, pelo presidente Jair Bolsonaro, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) já tem sua vigência a partir de hoje, e, por isso, é de suma importância entender todas as diretrizes e regras estabelecidas por ela.

Os escritórios de contabilidade lidam diariamente com dados pessoais, e em razão disso, é preciso redobrar os cuidados e proteger as informações tratadas. Com o principal objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade aos dados pessoais de todo cidadão brasileiro surge a LGPD.

Entenda no texto a seguir como a LGPD pode impactar as empresas, inclusive os escritórios de contabilidade, saiba como se adaptar à essas alterações e estar de acordo com todas as normas.

  • O que é LGPD?
  • LGPD x Escritórios de Contabilidade
  • Quais são as consequências para quem não cumprir a LGPD?
  • A tecnologia e o mercado contábil
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Como a LGPD pode impactar os escritórios de Contabilidade?

O que é LGPD?

A LGPD dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado. Ela tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

De acordo com a LGPD, Dados Pessoais são informações relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, como: Nome, RG, CPF, Data e local de nascimento, Telefone, Endereço residencial, Localização via GPS, Retrato em fotografia, Hábitos de consumo e Endereço de IP (Protocolo da Internet).

Existe proteção também para os dados pessoais sensíveis, que são informações sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

Com a entrada em vigor da LGPD, os escritórios de contabilidade deverão redobrar todos os cuidados, adotando medidas para proteger as informações referente aos dados pessoais dos seus clientes e empregados, bloqueando os acessos não autorizados, afastando hipóteses de atos ilícitos ou acidentais

LGPD x Escritórios de Contabilidade

Os escritórios contábeis também deverão se adequar a esta nova realidade, como todas as outras empresas, sendo que a eles são confiadas e disponibilizadas informações importantes para o cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas dos seus clientes e colaboradores. 

De acordo com a LGPD, serão necessárias algumas medidas técnicas administrativas, desenvolvidas para proteger os dados pessoais coletados pelas empresas. Esses mecanismos deverão garantir que os dados sejam extremamente bem armazenados, garantindo total integridade, autenticidade e segurança das informações. 

Será exigido do setor contábil algumas implementações de softwares de controle, além de sistemas internos que deverão garantir a conformidade legal. Também será necessária a geração de provas documentais que demonstrem a eficiência das medidas aplicadas na proteção dos dados pessoais recolhidos pelo escritório.

Em razão do enorme acesso à informações pessoais de clientes e colaboradores, os contadores e escritórios de contabilidade devem estar atentos às regras impostas pela LGPD, listamos algumas dicas que você pode seguir para se adequar:

  • Investir em softwares que garantam segurança no armazenamento dos dados pessoais;
  • Avisos de privacidade;
  • Bom gerenciamento dos documentos compartilhados entre os clientes e a empresa;
  • Contar com uma plataforma contábil para analisar internamente todos os dados já existentes;
  • Designar um controlador para orientar estrategicamente o destino dos dados, e um operador (DPO) para executar as definições do controlador;
  • É aconselhável também a criação de comitês de segurança para garantir o cumprimento da nova lei. 
  • Elaboração de políticas de conscientização e estímulo para os colaboradores do escritório;
  • Consultar especialistas jurídicos para assegurar que o cumprimento de todas as obrigações impostas pela LGPD.

Em meio às adaptações dos mecanismos e sistemas, a partir da vigência da LGPD, surge a figura do Data Protection Officer (DPO) ou Encarregado de Proteção de Dados e muitas empresas vão precisar desse profissional. Você já ouviu falar sobre o DPO?

O DPO é um profissional especializado no âmbito de proteção de dados pessoais e segurança da informação, é dele a função de assegurar a conformidade legal e o monitoramento dos tratamentos de dados nas empresas, sendo ele o principal canal de comunicação entre a empresa, titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Sendo assim, é imprescindível que o DPO tenha amplo conhecimento da legislação e  experiência em liderança, além de dominar os requisitos de segurança da informação.

Quais são as consequências para quem não cumprir a LGPD?

O artigo 52 da LGPD prevê sanções administrativas aos agentes de tratamento de dados que cometam infrações, entre estas sanções destacamos: 

I – advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas;

II – multa simples, de até 2% (dois por cento) do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, grupo ou conglomerado no Brasil no seu último exercício, excluídos os tributos, limitada, no total, a R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais) por infração;

III – multa diária, observado o limite total a que se refere o inciso II;

IV – publicização da infração após devidamente apurada e confirmada a sua ocorrência;

V – bloqueio dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização;

VI – eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração;

X – suspensão parcial do funcionamento do banco de dados a que se refere a infração pelo período máximo de 6 (seis) meses, prorrogável por igual período, até a regularização da atividade de tratamento pelo controlador;  (Incluído pela Lei nº 13.853, de 2019)   

XI – suspensão do exercício da atividade de tratamento dos dados pessoais a que se refere a infração pelo período máximo de 6 (seis) meses, prorrogável por igual período;  (Incluído pela Lei nº 13.853, de 2019)  

XII – proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.  (Incluído pela Lei nº 13.853, de 2019)  

O órgão responsável pela aplicação destas sanções neste caso será a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD, órgão da administração pública direta federal do Brasil que faz parte da Presidência da República e possui atribuições relacionadas a proteção de dados pessoais e da privacidade e, sobretudo, deve realizar a fiscalização do cumprimento da LGPD.

A tecnologia e o mercado contábil

Com a evolução das tecnologias, a digitalização dos dados vem se tornando uma tendência, e por isso, os escritórios de contabilidade podem contar com ferramentas digitais que certificam a segurança digital na contabilidade, principalmente no armazenamento em nuvem.

A migração dos dados para a nuvem pode ser uma maneira de administrar adequadamente os dados, reduzindo os riscos de possíveis vazamento de dados.

Com o entendimento do objetivo, requisitos e a necessidade de adequação aos dispositivos legais presentes na LGPD, é fundamental estar atento a todas as mudanças, colocá-las em prática, para garantir a conformidade legal do escritório contábil.

Por isso, a utilização do Certificado Digital pode ser uma ótima opção de investimento em segurança, por sua tecnologia criptográfica, que garante alta proteção nas informações, evitando vazamento ou alteração de informações.

Nós, da Qualitycert preparamos conteúdos exclusivos para você, profissional do setor contábil. Nós te convidamos para ler o artigo O que todo contador deve saber sobre Certificado Digital e Contabilidade x Certificado Digital: Como escolher uma parceria de forma correta. Fique por dentro de todas as novidades sobre Certificação Digital e outros assuntos que possam ser importantes para você!

Ainda tem dúvidas sobre a LGPD? Quer entender mais sobre como você pode adequar a sua empresa para essa nova Lei? Deixe o seu comentário nesse post, será um prazer ajudá-lo(a)!

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