Certificação Digital: A transformação digital está revolucionando a maneira como as empresas estão conduzindo suas atividades diárias. E é claro que o mercado contábil não ficou de fora desse movimento.
Como o Certificado Digital contribui para a eficiência na auditoria contábil
Entre as inovações que mais vem impactando a rotina dos pequenos negócios e dos Microempreendedores Individuais (MEIs) está a certificação digital. Essa ferramenta tecnológica é essencial para assegurar a autenticidade e a validade jurídica de transações e documentos eletrônicos, disponibilizando a praticidade e a segurança.
Neste contexto, o papel do profissional contábil vem se destacando como um pilar de suporte essencial para os empresários que estão começando ou já possuem um negócio de pequeno porte. Seja para auxiliar na escolha do tipo adequado de certificado digital ou orientando sobre as melhores práticas para sua utilização, o contador exerce uma função estratégica na adaptação e implementação dessa tecnologia no cotidiano dos negócios.
O Certificado Digital como ferramenta de conformidade tributária: Evite multas e problemas fiscais
No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá explorar a fundo como o contador pode auxiliar os MEIs e pequenos empresários no processo de certificação digital, indo desde a escolha e obtenção do certificado digital até a sua utilização no dia a dia empresarial.
Além disso, vamos analisar a importância desse profissional no contexto da transformação digital e da segurança jurídica, que se torna cada vez mais crucial no ambiente empresarial moderno.
O papel do Certificado Digital no futuro da contabilidade
O que é o Certificado Digital
Os certificados digitais são versões eletrônicas do CNPJ e do CPF, com validade jurídica. Na prática, eles são como arquivos digitais que o usuário instala no computador e, assim, pode utilizar para poder comprovar sua identidade. A própria existência do certificado funciona como uma assinatura em um documento impresso.
Assim como as assinaturas precisam ser reconhecidas em cartório, vale ressaltar que os certificados digitais precisam ser emitidos por empresas certificadas pela Receita Federal. Além disso, é indispensável que você comprove sua identidade para emitir o certificado digital. Após isso, você deve protegê-lo muito bem, para evitar a utilização indevida.
Com o certificado digital é possível:
- Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;
- Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;
- Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
- Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita;
- Enviar informações da empresa pelo sistema eSocial e SPED;
- Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
- Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal;
- Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
- Realizar transações bancárias online com segurança.
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A infraestrutura de um certificado digital é baseada em tecnologia de criptografia, que assegura a autenticidade e a integridade dos dados que são trocados em ambiente eletrônico. E o que isso significa? Que as informações assinadas ou enviadas utilizando um certificado digital não podem ser alteradas ou forjadas, proporcionando, assim, confiabilidade e segurança.
Existem diferentes tipos de certificados digitais, sendo os mais comuns deles, o A1 e o A3:
- Certificado A1: É armazenado em software, pode ser instalado diretamente nos computadores ou servidores. Ele possui validade de um ano e é mais prático para quem precisa utilizá-lo em diferentes dispositivos.
- Certificado A3: É armazenado em um hardware (cartão ou token), possui validade de até três anos. Ele é considerado mais seguro por estar fisicamente protegido contra acessos não autorizados.
Lembre-se que esses certificados são emitidos por Autoridades Certificadoras (ACs), que são entidades confiáveis autorizadas pelo governo para gerar, validar e revogar certificados digitais.
O que é o MEI?
O Microempreendedor Individual (MEI) é uma categoria empresarial que foi criada no Brasil no ano de 2008, com o intuito de formalizar os trabalhadores autônomos e pequenos empreendedores que até então atuavam de maneira informal.
A categoria é destinada para os empresários que faturam até R$ 81.000,00 por ano (o que representa cerca de R$ 6.750,00 por mês) e que não possuem participação como sócio ou titular em outra empresa.
A criação do MEI proporcionou uma série de benefícios para os microempreendedores, possibilitando que eles tenham um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), consigam emitir notas fiscais, abrir uma conta bancária empresarial e até mesmo onter acesso a linhas de crédito específicas para pequenos negócios. Além disso, o MEI possui acesso a um regime tributário simplificado, conhecido como Simples Nacional, que unifica os impostos em uma única guia de pagamento mensal com valor fixo e reduzido.
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Quem pode ser MEI?
Para se formalizar como MEI, o empreendedor deve exercer uma das atividades previstas na lista do Portal do Empreendedor, que inclui algumas profissões, como por exemplo: artesão, cabeleireiro, eletricista, costureira, manicure, comerciante de roupas, vendedores ambulantes, entre outras. A lista engloba atividades comerciais, industriais e de prestação de serviços. Além disso, o MEI não pode ser sócio, administrador ou titular de outra organização.
Obrigações do MEI
- Pagamento mensal do DAS;
- Declaração anual de faturamento;
- Emissão de Notas Fiscais;
- Manutenção no limite de faturamento.
Importância do MEI para pequenos negócios e autônomos
A criação do MEI foi considerada uma mega inovação para pequenos empresários e trabalhadores autônomos no Brasil, uma vez que disponibiliza uma maneira simples e acessível de formalizar suas atividades, reduzindo os custos, bem como a burocracia. Além disso, o MEI é uma porta de entrada para o empreendedorismo, incentivando a criação de novos negócios e possibilitando que milhares de brasileiros possam sair da informalidade e contribuam com a economia formal.
Por ser uma solução simplificada e acessível, o MEI vem se tornando cada vez mais popular entre os pequenos empreendedores. A formalização possibilita que os profissionais tenham mais oportunidades de negócios, tendo em vista que muitas empresas exigem a emissão de nota fiscal e preferem contratar prestadores de serviços devidamente registrados.
O papel fundamental do contador na Certificação Digital
A obtenção e a utilização de um certificado digital podem parecer bem complexos para pequenos empresários, sobretudo para aqueles que ainda não estão familiarizados com os processos digitais.
Esse momento é onde o profissional contábil se torna uma peça-chave. Seu conhecimento técnico e sua capacidade de auxiliar o empresário em questões burocráticas e tecnológicas fazem com que ele desempenhe um papel consultivo essencial nesse processo.
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Auxílio na escolha do Certificado Digital
Existem vários tipos de certificados digitais, como o e-CPF, e-CNPJ, e outros específicos para diferentes finalidades. A escolha do tipo correto depende das necessidades e do porte da empresa. Um profissional contábil experiente é capaz de orientar o MEI ou o pequeno empresário a selecionar o certificado mais adequado ao perfil de suas operações.
Veja um exemplo: para as empresas que precisam emitir notas fiscais eletrônicas, o e-CNPJ é uma das opções mais indicadas, enquanto o e-CPF pode ser utilizado para assinaturas digitais de pessoas físicas. Além disso, o contador pode auxiliar o empresário na escolha entre os diferentes tipos de armazenamento do certificado, seja através de tokens, cartões ou nuvem. Para isso, é necessário considerar alguns fatores como custo, segurança e praticidade.
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Implementação do Certificado Digital no dia a dia
Assim como é importante obter o certificado digital, também é importante saber quando utilizar o certificado digital da maneira correta e eficiente no cotidiano empresarial. Nesse ponto, o contador desempenha um papel consultivo crucial, treinando o empresário e sua equipe a respeito de como integrar a certificação digital aos processos administrativos e contábeis da organização.
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Isso inclui orientações a respeito da utilização do certificado para a emissão de notas fiscais eletrônicas, envio de declarações fiscais à Receita Federal, assinatura de contratos eletrônicos, e demais operações que necessitam de uma validação digital.
Ao disponibilizar esse suporte contínuo, o contador acaba contribuindo para que o empresário possa se sentir seguro e confiante na utilização da certificação digital, maximizando seus benefícios.
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Intermediação na aquisição do Certificado Digital
Depois de identificar o tipo de certificado digital mais adequado, e auxiliar na implementação, o contador também pode intermediar a aquisição junto às Autoridades Certificadoras (ACs), que são os órgãos responsáveis por emitir e validar os certificados digitais.
O processo pode englobar desde o cadastro do empresário junto à AC até a realização de verificações presenciais para confirmar a identidade do solicitante.
A importância do Certificado Digital na declaração do Imposto de Renda
A presença de um profissional contábil nessa etapa pode proporcionar que o empresário siga todos os trâmites da maneira correta, evitando falhas ou retrabalhos que possam atrasar a emissão do certificado. Além disso, o contador possui o papel de explicar os prazos de validade do certificado digital e orientar sobre a necessidade de renovação periódica.
Garantia de conformidade legal e segurança
Além de ser uma ferramenta prática, a certificação digital também é uma exigência legal em diversas situações, sobretudo naquilo que diz respeito à emissão de notas fiscais eletrônicas e ao envio de declarações fiscais.
O profissional contábil, através do seu conhecimento profundo da legislação tributária e fiscal, é capaz de proporcionar que o pequeno empresário possa estar sempre em conformidade com as exigências legais.
Além disso, o contador possui a responsabilidade de alertar o empresário a respeito dos riscos de segurança que envolvem a utilização de certificados digitais. Orientar sobre a proteção das senhas de acesso, evitar o compartilhamento indevido do certificado e garantir que a empresa conte com métodos seguros de armazenamento são algumas das orientações que o contador precisa fornecer.
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Renovação e manutenção do Certificado Digital
Os certificados digitais contam com uma validade limitada, normalmente de um a três anos, após o tempo estabelecido, é necessário fazer a renovação. O contador também é capaz de auxiliar o empresário no processo, alertando-o a respeito do prazo de validade e realizando todos os procedimentos necessários para a renovação do certificado antes que ele expire.
Manter o certificado atualizado é essencial para que o MEI ou pequeno empresário continue realizando suas operações de maneira regular, sem interrupções que possam afetar suas atividades. Aqui, o papel do profissional contábil se estende além da consultoria inicial, disponibilizando um acompanhamento contínuo para garantir que a organização esteja sempre em conformidade com as exigências de certificação digital.
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Importância da Certificação Digital no contexto atual
Em tempos de digitalização acelerada, as transações eletrônicas, a assinatura de contratos eletrônicos e a emissão de documentos fiscais se tornaram atividades comuns no cotidiano das empresas.
Agilidade nas operações
Para os MEIs e pequenos empresários, que muitas vezes trabalham com recursos limitados, a certificação digital proporciona uma forma rápida e eficiente de cumprir com as obrigações fiscais e legais. A emissão de notas fiscais eletrônicas, o envio de declarações para a Receita Federal, e até mesmo a assinatura de contratos com fornecedores e clientes podem ser realizados de maneira eletrônica, economizando tempo e reduzindo a necessidade de deslocamento físico.
Segurança e validade jurídica
A certificação digital não é somente uma mera formalidade burocrática! Afinal, ela é uma ferramenta que proporciona a segurança das transações online, protegendo contra possíveis fraudes e proporcionando a autenticidade dos documentos.
Além disso, ela assegura a validade jurídica de contratos e demais documentos assinados de forma eletrônica. Aqui no Brasil, a utilização dos certificados digitais é regulamentada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), o que oferece ainda mais confiança ao uso dessa tecnologia.
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O impacto da certificação digital nas relações comerciais
Com o aumento da adesão ao ambiente digital, contar com um certificado digital pode ser um diferencial competitivo para os pequenos negócios. Afinal, isso possibilita que as empresas consigam demonstrar confiabilidade e conformidade com normas legais e regulatórias, o que é particularmente importante quando se realiza negócios com grandes empresas ou com o setor público, onde a utilização da certificação digital é amplamente exigida.
Exemplos práticos da atuação do contador na Certificação Digital
Abaixo, vamos apresentar alguns exemplos práticos de como o contador pode atuar na certificação digital de MEIs e pequenos negócios.
- Participação em licitações: Para o microempreendedor individual que deseja participar de uma licitação pública para prestar serviços ao governo, o papel do contador é essencial. O profissional contábil auxilia na obtenção do certificado digital necessário para acessar o sistema de licitações, proporcionando que o empresário consiga participar do processo de maneira segura e legalmente válida.
- Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas: Um pequeno empresário do ramo do comércio eletrônico também precisa emitir notas fiscais eletrônicas para suas vendas. Para isso, o profissional contábil é capaz de orientar o empresário sobre a necessidade de obter um e-CNPJ, acompanhar o processo de aquisição do certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora e treinar sua equipe para a utilização do certificado de maneira correta nas plataformas de emissão de notas.
- Declaração de Imposto de Renda: O profissional contábil é capaz de orientar uma empresa sobre a obtenção do certificado digital e-CPF, proporcionando que o envio da declaração seja realizado de uma forma segura e conforme as exigências da Receita Federal.
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