Deixar a sua contabilidade organizada e estabilizada é uma etapa fundamental para todo tipo de negócio, seja qual for o seu porte ou segmento.
Além de auxiliar uma empresa, uma contabilidade eficiente ajuda no cumprimento de suas obrigações fiscais e legais, bem como também proporciona uma visão mais clara e detalhada da saúde financeira do negócio.
Porém, diversos empresários acabam encontrando dificuldades para manter uma organização contábil de forma constante, o que pode ocasionar em um retrabalho, multas, e até mesmo em uma gestão financeira ineficaz.
Uma má organização contábil proporciona problemas como registros duplicados, dados incompletos e até informações que não estão alinhadas com a realidade da empresa. No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá abordar alguns passos práticos para que você consiga organizar sua contabilidade de forma eficiente, evitando possíveis retrabalhos.
O que são as rotinas de contabilidade?
As rotinas de contabilidade nada mais são do que uma série de atividades. O profissional responsável pelo setor deve ficar atento à todas elas, confira algumas:
- Balanços financeiros;
- Controle de caixa;
- Demonstração de resultados;
- Relatórios de lucros de prejuízos;
- Entre outras atividades.
Vale ressaltar que a regra funciona para todo tipo de empresa, seja ela de:
- Pequeno porte;
- Médio porte;
- Grande porte;
As rotinas de contabilidade devem estar presentes desde o planejamento de abertura de uma empresa até o momento de estabilidade da organização.
As demandas contábeis de uma empresa podem variar conforme suas necessidades e processos. No entanto, existem algumas que fazem parte da rotina de todas elas.
Classifique e organize os documentos financeiros
Para contar com uma contabilidade organizada, um passo essencial é garantir que todos os documentos financeiros possam estar bem classificados e organizados. Isso inclui:
- Comprovantes de pagamento;
- Extratos bancários;
- Notas fiscais;
- Recibos;
- Demais registros que impactam a contabilidade da empresa;
Crie um calendário fiscal
O acompanhamento das obrigações fiscais e dos prazos de pagamentos é fundamental para evitar multas e juros. Sendo assim, uma boa prática é a criação de um calendário fiscal, onde você possa marcar as datas de vencimento das principais obrigações.
Implemente um sistema de gestão contábil
Ter um sistema de gestão contábil é um passo crucial para a otimização do trabalho e redução da chance de erros. Existem alguns sistemas que auxiliam na automatização de processos, na realização de lançamentos contábeis de forma rápida, e no gerenciamento de relatórios detalhados sobre a saúde financeira da empresa.
Tenha um plano de contas personalizado
Contar com um plano de contas é contar com (sistemas de categorização das receitas, despesas, ativos e passivos da empresa). Por meio dele, é possível compreender melhor de onde vem o dinheiro e para onde o mesmo está indo, além de facilitar o acompanhamento dos resultados financeiros.
Realize uma conciliação bancária regularmente
Uma conciliação bancária é fundamental para proporcionar que o saldo bancário da empresa esteja alinhado com os registros contábeis. O processo bem estabelecido auxilia a identificar discrepâncias, como por exemplo, cheques que ainda não foram compensados, taxas bancárias ou até fraudes.
Faça auditorias internas frequentes
Auditar de forma regular os processos contábeis possibilita identificar falhas e realizar ajustes pontuais, evitando que os erros possam se acumular ao longo do tempo. Além disso, esse passo também garante que a empresa esteja preparada para auditorias externas e fiscalizações.
Deixar a contabilidade organizada requer muita disciplina e a utilização de ferramentas adequadas. Adotando os passos práticos apresentados pela Qualitycert, sua organização será capaz de minimizar o retrabalho, economizar tempo e recursos, além de assegurar a precisão das informações financeiras.
Tenha em mente que a contabilidade organizada reflete diretamente no desempenho da sua empresa, além de contribuir para decisões mais informadas e seguras.
