Tudo o que você precisa saber sobre assinatura digital e eletrônica

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A transformação digital modificou completamente a forma como empresas, empreendedores e pessoas físicas se comportam. A facilidade para utilizar diversos recursos tecnológicos, otimiza muitas tarefas burocráticas do dia a dia de qualquer um. Muita gente, porém, ainda tem dúvidas em relação ao uso de opções como a assinatura digital e eletrônica.

Afinal, como é possível ter garantia jurídica, por exemplo, com um documento assinado digitalmente ou eletronicamente? Como ter a certeza de que o registro é mesmo seguro? Todas essas questões são muito pertinentes e a desconfiança inicial é justificada. Ao mesmo tempo porém, é importante se informar melhor e entender mais sobre essas opções de validação de documentação.

O que acha, então, de se aprofundar ainda mais no assunto e descobrir tudo o que precisa saber sobre assinatura digital e eletrônica? Vamos explicar as diferenças entre elas e as características de cada uma. Além disso, separamos algumas dicas para saber o melhor momento de utilizar uma opção ou outra.

Continue a leitura deste artigo para esclarecer essas dúvidas e descubra como fazer negócio com mais agilidade e segurança.

Qual é a importância de se manter atualizado?

Independentemente do seu segmento de atuação, a atualização constante é uma necessidade para alcançar o sucesso a longo prazo. Afinal, a transformação digital modificou completamente a forma como o mercado se comporta e novas tecnologias surgem a todo momento, com mais soluções. O que funcionava até o ano passado não vai, necessariamente, ser eficiente agora.

Dessa forma, é preciso buscar constantemente por novas alternativas, que representem ganho de tempo, eficiência e produtividade, para economizar os recursos da companhia e para a criação de fluxos de trabalho mais otimizados. Especialmente para quem tem uma rotina corrida, encontrar alternativas seguras e que poupem tempo, pode ser um diferencial.

Já pensou precisar se deslocar toda vez que um cliente solicitar uma conversa? As reuniões à distância são um exemplo de otimizações, que garantem melhores resultados para uma empresa. Por que então não levar essa ideia para outras áreas do seu dia a dia de trabalho? E é exatamente por isso que você deve procurar por mais detalhes e informações sobre a assinatura digital e eletrônica.

Além de ser uma maneira de se manter competitivo em um cenário cada vez mais disputado, trocar a assinatura manuscrita por meios eletrônicos de validação, é uma alternativa para quem busca por soluções que facilitem a rotina de negócios. Assim, os profissionais da empresa podem se concentrar nas atividades que realmente importam para os resultados finais.

O que é assinatura digital e eletrônica?

Antes de nos aprofundarmos nas características, vantagens e diferenças entre assinatura digital e eletrônica, é preciso compreender o que cada uma delas é. Em um cenário de maior acesso aos recursos tecnológicos e a busca pela otimização de tarefas, essas duas opções de certificação podem ser muito eficientes. Os meios eletrônicos são utilizados, portanto, para substituir a assinatura manuscrita.

A assinatura digital é uma opção criptografada, que tem o mesmo valor jurídico de uma assinatura à mão. Para ter validade, porém, ela precisa do Certificado Digital ICP-Brasil e o interessado deve utilizar um e-CPF ou e-CNPJ, para que o processo seja validado. A certificação digital assegura a autenticidade do que foi colocado no papel e permite a utilização da assinatura em qualquer transação eletrônica.

Já as assinaturas eletrônicas não necessitam do Certificado Digital ICP-Brasil, já que contam com elementos de identificação que permitem a verificação de quem assinou de forma online. Apesar de não exigir a certificação, essa opção também tem valor jurídico e pode ser utilizada para firmar contratos, fechar negociações e, até mesmo, confirmar a transação de valores.

Sendo assim, assinatura digital e eletrônica são dois métodos que podem ser feitos à distância, de qualquer lugar do mundo. Tudo isso com a mesma segurança fornecida por uma assinatura manuscrita. Apesar da desconfiança que muitas pessoas ainda têm com esse procedimento, a validade jurídica de ambos não deve ser uma preocupação.

De acordo com a Medida Provisória 2.200-2/2001, todos os documentos com assinatura digital que seguirem os procedimentos necessários são válidos:

“Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

Por conta disso, qualquer pessoa que deseja utilizar a assinatura digital ou eletrônica, vai ter o embasamento da MP. Dessa forma, os meios eletrônicos de assinatura garantem que a justiça, terceiros ou entidades privadas e/ou públicas, não possam rejeitar documentos com esse tipo de firma. Para quem busca ganhar tempo, segurança e praticidade, são opções extremamente válidas.

Em resumo, as assinaturas digital e eletrônica podem ser utilizadas para os mais variados propósitos. Confira alguns deles:

  • contratos de compra e venda;
  • aprovação de propostas;
  • formulários trabalhistas;
  • contrato de trabalho;
  • aditivos contratuais;
  • aprovação de recibos;
  • operações bancárias;
  • relatórios empresariais;
  • informações contábeis;
  • documentos jurídicos;
  • acesso a processos judiciais;
  • assinatura de contratos.

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Apesar dos termos serem utilizados muitas vezes como sinônimos, as duas opções de assinatura não são iguais. Ambas são validadas no ambiente online, mas por meios diferentes.

A assinatura eletrônica representa todos os métodos digitais utilizados para validar uma documentação. Ou seja, pode ser uma senha com numerais ou, até mesmo, a própria assinatura digital. Isso mesmo, a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica!

Essa é a opção disponível que oferece maior segurança, já que fórmulas matemáticas são aplicadas para gerar algoritmos de criptografia assimétrica. Além disso, como falamos, é preciso utilizar o Certificado Digital ICP-Brasil para que um documento se torne válido com uma assinatura digital.

Quantas vezes você já realizou alguma operação bancária utilizando apenas o seu smartphone? Precisou digitar uma senha e, provavelmente, outros recursos de segurança, como biometria, SMS ou até mesmo tokens de confirmação. Todas essas opções representam diferentes opções de assinaturas eletrônicas, que vão proporcionar segurança e praticidade ao mesmo tempo.

Além disso, outra diferença importante entre os dois métodos é a necessidade de certificação. Enquanto o Certificado Digital ICP-Brasil é exigido para que uma assinatura digital seja validada, uma assinatura eletrônica não precisa nem mesmo ser realizada manualmente, já que utiliza variados elementos para fazer a verificação da autenticidade da firma.

Mas isso significa que uma assinatura eletrônica não tem validade? Não. Existem outras formas de garantir a validade jurídica e legal de um documento, e uma empresa que ofereça a assinatura eletrônica em seu portfólio pode utilizar, por exemplo, a geolocalização para ter a certeza de quem está assinando. O envio de um código de validação por SMS ou WhatsApp é mais uma possibilidade.

Em resumo: uma assinatura digital faz parte do universo das assinaturas eletrônicas. Ou seja, é uma das opções que estão disponíveis para quem deseja assinar documentações eletronicamente. O mais importante é entender que todas essas possibilidades garantem maior segurança para todas as partes envolvidas, por exemplo, em uma negociação.

Quais as vantagens da assinatura digital e eletrônica?

Mas, na prática, quais são os benefícios da assinatura digital e eletrônica? Para você não ter dúvidas de como essa modalidade pode ser relevante para otimizar as tarefas do dia a dia, separamos as vantagens mais significativas. Confira!

Economia de tempo

Você já parou para pensar em quantas horas são perdidas apenas com o deslocamento para, por exemplo, reconhecer firma de um documento e levar até o seu cliente para fechar o negócio? Assim como outras atividades são otimizadas com o uso da tecnologia, por que não fazer o mesmo quando o assunto é assinar documentos para a sua empresa?

A assinatura digital e eletrônica proporciona uma economia significativa de tempo. Imagine que você realizou uma reunião virtual por algumas horas e conseguiu convencer o cliente a fechar a transação. Por que não celebrar o acordo em tempo real? Tudo isso é possível com os meios eletrônicos, sem que nenhuma das partes precise se deslocar para firmar o contrato.

O tempo economizado com os deslocamentos, pode representar o surgimento de novas possibilidades de negócio. Um vendedor que acabou de conseguir fechar uma transação, não precisa deixar a sua estação de trabalho para colocar os termos no papel. Todo o fluxo de trabalho é otimizado e, enquanto envia o que deve ser assinado por e-mail, pode fazer outros contatos ou tarefas.

Redução de custos

Assim como reduz o tempo desperdiçado com burocracia, o uso da assinatura digital e eletrônica também representa uma economia de recursos financeiros para a sua companhia. O racionamento começa com a redução do uso de papel. Quantas empresas realmente fazem essa conta? O impacto pode ser muito maior do que você imagina.

Ao mesmo tempo, também representa uma redução nos gastos com o deslocamento. Seja para a gasolina, seja para o carro particular, é possível tirar algumas das despesas da sua companhia com essa mudança. Os meios eletrônicos de assinatura também podem significar uma economia com o espaço para armazenar toda a documentação da sua empresa.

Contribuição para a sustentabilidade

Em um momento em que o impacto do homem no meio ambiente é discutido amplamente — e valorizado pelo mercado — pode ser interessante aderir aos meios eletrônicos de assinatura. A redução do uso de papel no dia a dia da sua companhia, é uma forma de contribuir com a sustentabilidade e ajudar a construir um ambiente melhor e mais saudável para todos.

Maior praticidade

Esqueça a representatividade de tempo ou recursos financeiros que são gastos com as assinaturas manuscritas: a digitalização dos processos garante maior praticidade para a sua rotina de trabalho. Em vez de perder horas no trânsito apenas para fechar um negócio, os meios eletrônicos contribuem para a criação de um dia a dia mais eficiente.

Precisa consultar uma documentação específica, mas está fora da cidade onde fica a sede da sua empresa? Por que importunar alguém para que escaneie e envie os arquivos? O acesso pode ser realizado de qualquer lugar do mundo, apenas com o seu smartphone. Não é preciso mudar nada na sua agenda e, ao mesmo tempo, é possível ganhar em eficiência.

Segurança jurídica e legal

Apesar de muitos ainda questionarem a segurança jurídica e legal que os meios eletrônicos de assinatura oferecem, esse é um problema que não existe. As duas opções apresentadas ao longo deste artigo, garantem que nenhuma empresa, instituição ou terceiro possa recusar os documentos assinados a partir desses métodos. Nada mal, certo?

Além disso, a segurança que os documentos assinados eletronicamente oferecem é muito maior. A falsificação, por exemplo, não é uma tarefa tão simples de ser realizada, já que são muitas as camadas de proteção que a assinatura digital e eletrônica oferecem. Uma assinatura manual é muito mais simples de ser forjada, por exemplo, uma situação que é evitada com o uso desses procedimentos.

O padrão de segurança é tão elevado, que uma alteração mínima no documento assinado já invalida aquela assinatura. Ou seja, não é possível alterar os termos de um contrato após a conclusão de uma transação. Quem recebe a documentação também consegue atestar a autenticidade da assinatura, o que impede que outro signatário falsifique o arquivo.

Gestão facilitada

A gestão é outro ponto que deve ser otimizado no fluxo de trabalho de toda empresa. Não à toa, conceitos como governança ganham cada vez mais espaço e exigem que as organizações se adaptem aos novos padrões de exigência. Mas, como fazer isso de forma prática e eficiente, com uma pilha de documentos em papel dentro de uma sala que ninguém acessa?

A digitalização contribui diretamente para uma melhor gestão de arquivos dentro da sua companhia. O armazenamento pode ser feito em nuvem e a utilização de backups diários garante que nada seja perdido. Além disso, todas as informações relevantes da empresa são centralizadas, evitando o retrabalho e, até mesmo, a perda de documentos relevantes.

Outro ponto que é otimizado a partir do uso de meios eletrônicos de assinatura é a transparência. Relatórios empresariais e balanços contábeis se tornam mais precisos. Para quem busca mais tempo para atividades estratégicas, o processo de digitalização permite que a sua equipe se concentre nessas ações com a otimização da gestão e redução da burocracia.

Adequação à LGPD

Um dos principais objetivos da criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é a redução das falhas e problemas de segurança no armazenamento e uso de dados e informações. Em resumo, é uma regulamentação que visa incentivar melhores práticas internas dentro de uma companhia, para assegurar que todo o ambiente online esteja mais seguro.

Empresas e terceiros são diretamente beneficiados com a troca de informações, documentos e arquivos sendo feita de maneira mais eficiente. As chances de sofrer com um vazamento de dados sigilosos são muito menores. A partir do momento em que toda a documentação da sua companhia está armazenada digitalmente, a adequação à LGPD se torna muito mais fácil.

Quando a assinatura digital e eletrônica pode ser utilizada?

Você já sabe um pouco mais sobre as características de cada uma delas, as diferenças entre os métodos de assinatura e os benefícios oferecidos para a sua rotina de trabalho, não é mesmo? Mas o que deve ser levado em consideração ao escolher entre uma opção ou outra? Como saber se a empresa precisa da assinatura eletrônica ou da digital? Afinal, existem diferenças entre elas.

O primeiro passo consiste no entendimento de quais são os seus objetivos e demandas. Um exemplo? A assinatura digital pode ser um pouco mais cara, já que é necessário obter o Certificado Digital ICP-Brasil e um e-CPF ou e-CNPJ. Para uma empresa que tem um orçamento mais limitado, pode não ser tão interessante seguir por esse caminho.

Imagine que essa mesma empresa só queira utilizar os meios eletrônicos de assinatura para fechar contratos pontuais com um cliente de outro estado. O número de documentos trocados ao longo de um ano não é tão elevado, ainda faz sentido fazer um investimento mais alto? Talvez seja melhor procurar por uma opção mais em conta e que não sobrecarregue tanto o seu caixa.

Outro fator que deve ser observado, é o prestador do serviço que você vai contratar. Com a assinatura eletrônica, não é necessário nem mesmo realizá-la de forma manual, além de não exigir os certificados para garantir a validade jurídica. Por que não procurar por uma alternativa que ofereça apenas um pacote que possibilite o pagamento progressivo das assinaturas utilizadas?

A boa notícia é que as duas alternativas são excelentes para quem deseja mais segurança e eficiência no dia a dia de trabalho. Apesar das suas diferenças, são, sem dúvidas, opções mais válidas do que seguir utilizando papel e caneta.

Por que utilizar meios eletrônicos de assinatura?

A rotina de qualquer gestor é bastante corrida, certo? Por que, então, perder horas se deslocando apenas para assinar um documento? Imagine quantas outras tarefas não poderiam ter sido realizadas no período de deslocamento e validação? É cada vez mais necessário abraçar a transformação digital e garantir que o dia a dia de trabalho seja mais simples e prático.

O melhor? Tudo isso pode ser feito de maneira segura e com o método que você preferir. Precisa fechar uma transação, mas vai viajar para garantir que outra negociação caminhe para o fechamento? Sem problemas, você pode utilizar os meios eletrônicos para assinar e enviar qualquer documentação necessária a partir do seu smartphone.

Em um mercado em que a concorrência é cada vez maior, as empresas precisam encontrar maneiras de otimizar as suas atividades para alcançar um maior nível de produtividade e os meios eletrônicos são o caminho mais adequado para essa mudança. Com a validade jurídica que esses métodos têm, não existem motivos para não optar por esse caminho.

Outra notícia boa é em relação aos custos atrelados ao serviço. Com os avanços na tecnologia, apostar em uma solução que ofereça a gestão digitalizada de todos os documentos da sua empresa, se tornou muito mais barato. Isso significa uma economia não apenas de tempo, mas também dos recursos necessários na operação diária do seu negócio.

Dessa forma, é possível personalizar e encontrar o método mais adequado para atender às suas demandas. Além disso, o uso de meios eletrônicos de assinatura, facilita outra tarefa que costuma ser muito incômoda: armazenamento de arquivos. Já pensou na quantidade de papel que a sua empresa tem guardado? E se esse número pudesse ser reduzido drasticamente?

A partir da assinatura digital ou eletrônica, o arquivamento se torna mais simples de ser resolvido, com todos os arquivos digitalizados e prontos para serem salvos em uma máquina ou, melhor ainda, na nuvem. Isso representa uma economia significativa do consumo de papel e facilita a organização dentro do seu escritório também.

Além disso, a gestão é otimizada, já que é possível centralizar toda a documentação da sua empresa de forma digital. Imagine que você deseja consultar um arquivo específico: não é preciso ir até o seu escritório. A possibilidade de perda de arquivos também é reduzida drasticamente, fornecendo um controle maior de tudo que é importante na sua companhia.

Avançar na transformação digital é um passo necessário para que qualquer negócio se mantenha relevante dentro de um mercado tão concorrido. E isso pode ser feito a partir do uso da assinatura digital dentro das suas operações e processos. Sendo assim, utilizar a assinatura digital é uma maneira de se manter atualizado e relevante no seu segmento de atuação.

O uso da assinatura digital ou eletrônica para otimizar as tarefas do dia a dia de trabalho é cada vez mais comum no mercado. Afinal, para que perder tanto tempo com algo que pode ser feito de forma simples, prática e sem perder sua segurança? Apesar das diferenças, as duas opções são válidas para todo tipo de negócio e são excelentes para quem busca por um melhor custo-benefício.

Agora que você já sabe tudo sobre assinatura digital e eletrônica, o que acha de continuar a encontrar a solução ideal para identificação digital e colocar a sua empresa em um outro patamar? A partir da tecnologia segura e prática da Quality e-DOC, você pode assinar e enviar documentos em qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo. Entre em contato conosco e descubra mais sobre as nossas soluções!

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