O Certificado Digital é uma ferramenta extremamente importante para a rotina das empresas, escritórios de contabilidade e profissionais que dependem de processos eletrônicos seguros e com validade jurídica. Isso porque ele possibilita a assinatura de documentos, acesso a sistemas governamentais, emissão de notas fiscais eletrônicas e muito mais. Mas você sabe quando esse documento vence? E mais, sabe também quais são os impactos reais de não renovar o certificado digital dentro do prazo?
No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá responder essas perguntas com profundidade, mostrando os riscos, as consequências e o que fazer caso o certificado já esteja vencido. Se você é um profissional contábil, empresário ou responsável por gestão administrativa e fiscal, este conteúdo vai te auxiliar a evitar transtornos e manter a conformidade digital da sua empresa no dia a dia.
Renovação de Certificado Digital: prazos, erros comuns e como evitar transtornos
O que é considerado um Certificado Digital vencido?
Um certificado passa a ser considerado vencido a partir do momento em que a sua validade expira e ele não pode mais ser utilizado para a realização de algumas operações digitais. Isso inclui:
- Acesso ao e-CAC;
- Transmissão de declarações como DCTFWeb, EFD-Reinf e eSocial;
- Emissão de NF-e e NFS-e;
- Assinatura de documentos eletrônicos;
- Operações em bancos e plataformas digitais que exigem validação certificada.
Quando o prazo de validade se encerra, o Certificado Digital passa a ser automaticamente considerado inativo, o que significa que nenhuma dessas operações será permitida até que um novo documento eletrônico seja emitido ou o antigo seja renovado dentro do prazo estabelecido.
Como o Certificado Digital impede fraudes em acessos aos portais do governo
Por que o Certificado Digital possui validade?
Além da criptografia, o prazo de validade é um dos principais elementos de segurança dos Certificados Digitais. No mundo digital, a tecnologia está em constante evolução, sendo assim, um novo Certificado sempre contará com os padrões de segurança mais atualizados.
Certificado Digital e Segurança da Informação: Como proteger dados em tempos de vazamentos
O próprio Instituto Nacional da Tecnologia da Informação (ITI), autarquia que mantém a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), está sempre atualizando as suas definições das melhores práticas de segurança dos Certificados Digitais.
Além disso, os dados da pessoa ou da empresa identificada podem mudar com o passar do tempo, por isso o Certificado Digital também precisa ser atualizado. No caso de uma organização, por exemplo, os sócios podem mudar, por isso, um certificado de longa duração possui mais probabilidade de ficar desatualizado.
Sabendo disso, você pode escolher o Certificado Digital que melhor irá atender suas necessidades. O A1 tem validade de 12 meses e o A3 pode ser de 12, 24 ou 36 meses.
Precisa de um Certificado Digital? Entre em contato com a Qualitycert!
Consequências diretas de um Certificado Digital vencido
- Bloqueio de operações fiscais e contábeis: O primeiro impacto está na impossibilidade de enviar obrigações acessórias e de operar nos portais da Receita Federal, Caixa, SEFAZ, entre outros. Isso pode resultar em atrasos e multas.
- Paralisação de atividades comerciais: Organizações que utilizam o certificado para emitir NF-e, por exemplo, não conseguem faturar, proporcionando impactos financeiros diretos.
- Riscos jurídicos: Documentos que devem ser assinados digitalmente perdem a validade se forem firmados com certificado expirado. Além disso, a empresa pode enfrentar problemas de conformidade em fiscalizações.
- Perda de produtividade: As equipes ficam paradas ou precisam procurar soluções improvisadas, muitas vezes ineficientes e inseguras, até que o novo certificado possa ser emitido.
- Imagem prejudicada: Clientes e parceiros podem questionar a organização da empresa ao perceberem que houve falha em algo tão básico quanto manter um certificado válido.
Certificado Digital e Contabilidade 4.0: O futuro da profissão
Existe carência ou tolerância após o vencimento?
Não! O vencimento do Certificado Digital é definitivo! Sendo assim, não há período de carência. A partir da data de expiração, ele deixa de funcionar imediatamente.
Por isso, as principais Autoridades Certificadoras, recomendam que a renovação seja realizada com pelo menos 10 dias de antecedência, evitando qualquer tipo de risco de inatividade.
Certificado Digital como diferencial competitivo para os escritórios de contabilidade
Renovar com segurança: boas práticas no processo
Para garantir que a renovação aconteça sem erros ou atrasos, siga algumas boas práticas que vamos listar logo abaixo:
- Atualize os dados cadastrais do titular ou da organização antes de iniciar a renovação;
- Escolha uma Autoridade Certificadora confiável e com suporte técnico ágil;
- Opte por renovação por videoconferência quando possível, ganhando praticidade;
- Verifique se há procuração eletrônica válida no caso de representantes legais;
- No caso de certificados A3, mantenha o token ou cartão em local seguro e com fácil acesso.
e-CNPJ: Como ele facilita o cumprimento das obrigações fiscais
Previna-se! Não deixe seu Certificado Digital vencer
- Crie um cronograma de validade: Mantenha todos os certificados registrados com suas datas de expiração e alertas automáticos;
- Renove com antecedência: 30 dias antes do vencimento é o momento ideal para renovar o seu documento sem pressão;
- Capacite sua equipe: Garanta que os colaboradores saibam da importância e do impacto do vencimento;
- Use soluções em nuvem: Certificados digitais em nuvem facilitam a gestão, reduzem riscos e aceleram o processo de renovação.
A importância do Certificado Digital na prestação de contas ao fisco
Conclusão
Deixar o Certificado Digital vencer pode ocasionar vários transtornos para a sua organização, desde a paralisação das atividades até complicações jurídicas.
Para os escritórios de contabilidade e empresas que dependem da certificação para operar, a prevenção é sempre o melhor caminho!
Certificado Digital como ferramenta de compliance para contadores!
Estar atento às datas de vencimento, contar com parceiros de confiança e adotar tecnologias que simplificam o controle de certificados é crucial para evitar prejuízos e manter a segurança das informações e processos digitais.
Lembre-se: a Qualitycert está ao seu lado em todas as etapas, garantindo que você tenha tranquilidade e suporte sempre que precisar.
Certificação Digital para MEIs e pequenas empresas: Impactos no dia a dia da contabilidade
