A transformação digital proporcionou inúmeros benefícios para o dia a dia dos contadores e empresários, entre eles podemos destacar:
- Agilidade nos processos;
- Automatização de rotinas;
- Mobilidade;
- Acesso remoto a sistemas e documentos.
Certificado Digital e Segurança da Informação: Como proteger dados em tempo real de vazamentos
Contudo, à medida que essas facilidades se expandem, também aumentam os riscos relacionados à segurança da informação.
Dados contábeis, fiscais e financeiros são extremamente sensíveis e, por isso, também são alvos constantes de fraudes, sequestros digitais e acessos indevidos. A responsabilidade de proteger essas informações não pode ser negligenciada, e começa com a adoção de boas práticas de segurança digital.
No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá te apresentar um guia prático com ações fundamentais para proteger dados empresariais e contábeis, mitigar os riscos e garantir conformidade legal, sobretudo em tempos de LGPD e alta incidência de ciberataques.
Como o Certificado Digital impede fraudes em acessos aos portais do governo
Por que a segurança digital deve ser prioridade para contadores e empresários
Os contadores são responsáveis pelas informações cruciais das empresas, indo desde os balanços e folhas de pagamento até as obrigações acessórias e declarações de tributos. Enquanto isso, os empresários, por sua vez, lidam com dados estratégicos, financeiros e de clientes. Se essas informações forem comprometidas, as consequências podem ser severas, confira:
- Multas e sanções legais (sobretudo por descumprimento da LGPD);
- Prejuízos financeiros com fraudes e sequestros de dados (ransomware);
- Danos reputacionais junto a clientes e parceiros;
- Perda de produtividade e paralisação de operações.
Sendo assim, investir na segurança digital não deve ser visto como um custo, mas sim como uma proteção crucial para a continuidade e credibilidade do negócio.
A importância do controle de acesso e autenticação
Uma das maiores vulnerabilidades nas empresas e nos escritórios é o acesso indevido a sistemas e documentos. Para evitar isso, é essencial implementar controles rigorosos de acesso, confira:
- Crie usuários individuais para cada tipo de colaborador, com níveis de permissão definidos por função;
- Evite compartilhamento de logins e senhas;
- Utilize autenticação multifator (MFA) para acesso a sistemas e contas de e-mail;
- Revogue de forma imediata acessos de ex-funcionários ou prestadores de serviço desligados.
Essas medidas simples são capazes de reduzir consideravelmente as chances de vazamentos internos e acessos não autorizados.
Utilização do Certificado Digital como camada de proteção
O Certificado Digital é uma ferramenta crucial de segurança digital. Ele proporciona:
- Assinatura dos documentos com validade jurídica e integridade garantida;
- Autenticação segura em portais do governo e sistemas contábeis;
- Criptografia de dados e proteção contra alterações não autorizadas;
- Rastreabilidade de ações digitais por identidade verificada.
Contadores e empresários precisam utilizar certificados válidos, atualizados e com controle de uso. Modelos em nuvem, por exemplo, possibilitam mais mobilidade e segurança, uma vez que não dependem de dispositivos físicos passíveis de perda ou roubo.
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Cuidados com senhas e dispositivos
A utilização de senhas fracas ainda é uma das principais causas de invasões. Sendo assim:
- Utilize senhas fortes, com letras maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais;
- Altere senhas periodicamente e não reutilize senhas em sistemas diferentes;
- Jamais armazene senhas em locais acessíveis, como planilhas ou papéis;
- Mantenha os computadores e dispositivos móveis protegidos com antivírus e firewall;
- Conte com softwares originais e atualizados.
No caso dos dispositivos compartilhados, sempre finalize as sessões de sistemas depois da utilização e desative acessos automáticos salvos.
Certificado Digital como diferencial competitivo para os escritórios de contabilidade
Comunicação segura com clientes e parceiros
A comunicação eletrônica entre os contadores, empresários e clientes acontece a todo momento, seja através de e-mail, aplicativos de mensagem ou plataformas de gestão. Veja como garantir segurança nesse fluxo:
- Jamais envie documentos sensíveis como anexos sem criptografia;
- Utilize plataformas seguras de compartilhamento (como portais com login e senha);
- Oriente seus clientes a nunca repassarem senhas ou informações sensíveis por e-mail ou WhatsApp;
- Desconfie de mensagens urgentes ou com links suspeitos, mesmo que venham de contatos conhecidos.
Uma boa comunicação sobre segurança auxilia a educar o cliente e também protege o escritório.
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Backup e recuperação de dados
Manter as cópias de segurança dos dados é indispensável para a continuidade do negócio em caso de incidentes. Sendo assim, adote as seguintes práticas:
- Realize backups automáticos e frequentes;
- Mantenha cópias em locais distintos (em nuvem e armazenamento físico);
- Teste periodicamente a recuperação dos dados;
- Proteja os backups com criptografia e acesso restrito.
O backup é a última linha de defesa contra os ataques como ransomware, que sequestram os dados e exigem um pagamento para liberação.
Treinamento e cultura de segurança
A melhor tecnologia do mundo poderá falhar se os usuários não estiverem bem treinados. A cultura de segurança digital começa com a conscientização de todos:
- Realize treinamentos periódicos com a equipe;
- Crie manuais simples com as boas práticas de segurança;
- Reforce constantemente as políticas internas de utilização dos sistemas, dispositivos e acesso a informações.
Transformar a segurança digital em parte da cultura do negócio é o que realmente proporciona uma proteção duradoura.
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Conclusão
A segurança digital se tornou uma responsabilidade de todos. Contadores e empresários que lidam dia após dia com dados sensíveis precisam adotar uma postura ativa na proteção da informação, proporcionando conformidade legal, continuidade dos negócios e confiança no relacionamento com clientes.
Através de boas práticas aplicadas no dia a dia, com a utilização estratégica do certificado digital e o apoio de parceiros especializados, é possível blindar as operações contra ataques, fraudes e perdas, e transformar a segurança em um diferencial competitivo.
Certificado Digital como ferramenta de compliance para contadores
