Para vários profissionais e empresas, a utilização do Certificado Digital já faz parte da sua rotina! Afinal, com a ferramenta é possível acessar sistemas do governo, assinar documentos eletronicamente, emitir notas fiscais, entre outras operações. No entanto, ainda existem diversas dúvidas a respeito dos processos de renovação e emissão de um novo certificado. Afinal, quando cada um é indicado? O que muda entre eles? Confira nosso conteúdo de hoje.
Renovação de Certificado Digital: prazos, erros comuns e como evitar transtornos
Compreender e entender essa diferença é crucial para evitar transtornos e garantir que sua identidade digital esteja sempre ativa, segura e em conformidade com a legislação vigente.
No conteúdo de hoje, a Qualitycert irá explicar de maneira detalhada as principais diferenças, quando escolher por cada alternativa e quais são os impactos operacionais de uma escolha equivocada. Vamos lá!? Boa leitura.
O que acontece se você deixar o Certificado Digital vencer?
O que é o Certificado Digital?
Os certificados digitais são versões eletrônicas do CNPJ e do CPF, com validade jurídica. Na prática, eles são como arquivos digitais que o usuário instala no computador e, assim, pode utilizar para poder comprovar sua identidade. A própria existência do certificado funciona como uma assinatura em um documento impresso.
Assim como as assinaturas precisam ser reconhecidas em cartório, vale ressaltar que os certificados digitais precisam ser emitidos por empresas certificadas pela Receita Federal. Além disso, é indispensável que você comprove sua identidade para emitir o certificado digital. Após isso, você deve protegê-lo muito bem, para evitar a utilização indevida.
A importância do Certificado Digital na declaração do Imposto de Renda
A infraestrutura de um certificado digital é baseada em tecnologia de criptografia, que assegura a autenticidade e a integridade dos dados que são trocados em ambiente eletrônico. E o que isso significa? Que as informações assinadas ou enviadas utilizando um certificado digital não podem ser alteradas ou forjadas, proporcionando, assim, confiabilidade e segurança.
Existem diferentes tipos de certificados digitais, sendo os mais comuns deles, o A1 e o A3:
Emita seu Certificado Digital com a Qualitycert
- Certificado A1: É armazenado em software, pode ser instalado diretamente nos computadores ou servidores. Ele possui validade de um ano e é mais prático para quem precisa utilizá-lo em diferentes dispositivos.
- Certificado A3: É armazenado em um hardware (cartão ou token), possui validade de até três anos. Ele é considerado mais seguro por estar fisicamente protegido contra acessos não autorizados.
Lembre-se que esses certificados são emitidos por Autoridades Certificadoras (ACs), que são entidades confiáveis autorizadas pelo governo para gerar, validar e revogar certificados digitais.
Assim como as assinaturas precisam ser reconhecidas em cartório, vale ressaltar que os certificados digitais precisam ser emitidos por empresas certificadas pela Receita Federal. Além disso, é indispensável que você comprove sua identidade para emitir o certificado digital. Após isso, você deve protegê-lo muito bem, para evitar a utilização indevida.
Prepare-se com antecedência para a renovação do Certificado Digital
A renovação não pode ser realizada depois da expiração do certificado digital, uma vez que ele se torna inválido quando isso acontece. Portanto, para evitar qualquer tipo de problema, recomenda-se que a renovação seja solicitada com pelo menos 30 dias de antecedência em relação ao vencimento, sobretudo quando há necessidade de validação presencial.
O papel do Certificado Digital no futuro da contabilidade
Com isso, o responsável poderá tranquilamente listar os requisitos, checá-los e, sendo preciso, resolver possíveis pendências, como solicitar uma segunda via de algum documento insubstituível.
A antecedência também é extremamente importante porque a renovação só será concluída quando as novas chaves (pública e privada) forem emitidas, depois da assinatura virtual ou presencial, e a nova certificação ficar disponível ao usuário. Ou seja, estar com a visita presencial marcada para o último dia de validade não garante que tudo acontecerá sem problemas, tenha em mente que qualquer tipo de contratempo poderá atrapalhar o processo e atrasá-lo em um dia, o que desrespeitaria o prazo.
Certificado Digital e eSocial: Simplificando a folha de pagamento
Quando a renovação é permitida
- O certificado ainda está dentro do prazo de validade estabelecido;
- Não houve nenhum tipo de alteração nos dados cadastrais do titular;
- O titular deseja manter a mesma Autoridade Certificadora (AC);
- Os documentos anteriores continuam atualizados e válidos.
Principais vantagens da renovação
- O processo é mais rápido (especialmente por videoconferência);
- Redução de custo em relação à emissão de novo certificado;
- Menos exigências documentais;
- Evita interrupções em seus serviços digitais.
Certificado Digital e Segurança da Informação: Como proteger dados em tempos de vazamento
Emissão de um novo Certificado Digital: o que é?
A emissão de um novo certificado acontece quando:
- O certificado anterior está vencido;
- Houve alteração de dados importantes (como nome, razão social, CNPJ, etc.);
- O titular deseja mudar de Autoridade Certificadora (AC);
- O certificado foi revogado, perdido ou comprometido.
Principais características da emissão de novo certificado
- Exige validação completa dos dados e documentos;
- Necessita agendamento e comparecimento presencial (ou videoconferência mais detalhada);
- Pode demandar maior tempo de atendimento;
- Tem um custo semelhante ao de uma primeira emissão.
Emita seu Certificado Digital com a Qualitycert!
A importância de um planejamento preventivo
Manter um cronograma de vencimento do Certificado Digital é crucial para que o processo de renovação aconteça dentro do prazo e de uma maneira facilitada. Os escritórios de contabilidade, por exemplo, podem otimizar tempo e evitar surpresas ao automatizar alertas de vencimento para seus clientes.
A Qualitycert disponibiliza sistemas com monitoramento em tempo real, agendamento facilitado, opção de renovação por videoconferência 24h e suporte humanizado, ajudando escritórios e empresas a manterem suas obrigações digitais em dia.
Renovação por videoconferência: como funciona e quando é possível
Conclusão
Saber quando renovar e quando emitir um novo Certificado Digital é extremamente importante para garantir a continuidade e a segurança das operações digitais. A escolha correta evita transtornos, otimiza seus processos e demonstra maturidade digital.
Ao contar com uma AC de confiança como a Qualitycert, os contadores e empresários passam a ter à disposição toda tecnologia do mercado, suporte e agilidade para manter sua certificação sempre em conformidade. Estar atento aos prazos e aos procedimentos adequados faz toda a diferença para o crescimento seguro no mundo digital.
